IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87, quinto comma, della Costituzione;

Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Visto il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, recante "Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche";

Visto, in particolare, l'articolo 54 del decreto legislativo n. 165 del 2001, come sostituito dall'articolo 1, comma 44, della legge 6 novembre 2012, n. 190, che prevede l'emanazione di un Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni al fine di assicurare la qualità dei servizi, la prevenzione dei fenomeni di corruzione, il rispetto dei doveri costituzionali di diligenza, lealtà, imparzialità e servizio esclusivo alla cura dell'interesse pubblico;

Visto il decreto del Ministro per la funzione pubblica 28 novembre 2000, recante "Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 84 del 10 aprile 2001;

Vista l'intesa intervenuta in sede di Conferenza unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, nella seduta del 7 febbraio 2013;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'Adunanza del 21 febbraio 2013;

Ritenuto di non poter accogliere le seguenti osservazioni contenute nel citato parere del Consiglio di Stato con le quali si chiede: di estendere, all'articolo 2, l'ambito soggettivo di applicazione del presente Codice a tutti i pubblici dipendenti, in considerazione del fatto che l'articolo 54 del decreto legislativo n. 165 del 2001, come modificato dall'articolo 1, comma 44, della legge n. 190 del 2012, trova applicazione soltanto ai pubblici dipendenti il cui rapporto di lavoro è regolato contrattualmente; di prevedere, all'articolo 5, la valutazione, da parte dell'amministrazione, della compatibilità dell'adesione o dell'appartenenza del dipendente ad associazioni o ad organizzazioni, in quanto, assolto l'obbligo di comunicazione da parte del dipendente, l'amministrazione non appare legittimata, in via preventiva e generale, a sindacare la scelta associativa; di estendere l'obbligo di informazione di cui all'articolo 6, comma 1, ai rapporti di collaborazione non retribuiti, in considerazione del fatto che la finalità della norma è quella di far emergere solo i rapporti intrattenuti dal dipendente con soggetti esterni che abbiano risvolti di carattere economico; di eliminare, all'articolo 15, comma 2, il passaggio, agli uffici di disciplina, anche delle funzioni dei comitati o uffici etici, in quanto uffici non più previsti dalla vigente normativa;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione dell'8 marzo 2013;

Sulla proposta del Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione;

Emana

il seguente regolamento:

Art. 1  Disposizioni di carattere generale

1.  Il presente codice di comportamento, di seguito denominato "Codice", definisce, ai fini dell'articolo 54 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, i doveri minimi di diligenza, lealtà, imparzialità e buona condotta che i pubblici dipendenti sono tenuti ad osservare.

2.  Le previsioni del presente Codice sono integrate e specificate dai codici di comportamento adottati dalle singole amministrazioni ai sensi dell'articolo 54, comma 5, del citato decreto legislativo n. 165 del 2001.

Art. 2  Ambito di applicazione

1.  Il presente codice si applica ai dipendenti delle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, il cui rapporto di lavoro è disciplinato in base all'articolo 2, commi 2 e 3, del medesimo decreto.

2.  Fermo restando quanto previsto dall'articolo 54, comma 4, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, le norme contenute nel presente codice costituiscono principi di comportamento per le restanti categorie di personale di cui all'articolo 3 del citato decreto n. 165 del 2001, in quanto compatibili con le disposizioni dei rispettivi ordinamenti.

3.  Le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo n. 165 del 2001 estendono, per quanto compatibili, gli obblighi di condotta previsti dal presente codice a tutti i collaboratori o consulenti, con qualsiasi tipologia di contratto o incarico e a qualsiasi titolo, ai titolari di organi e di incarichi negli uffici di diretta collaborazione delle autorità politiche, nonché nei confronti dei collaboratori a qualsiasi titolo di imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore dell'amministrazione. A tale fine, negli atti di incarico o nei contratti di acquisizioni delle collaborazioni, delle consulenze o dei servizi, le amministrazioni inseriscono apposite disposizioni o clausole di risoluzione o decadenza del rapporto in caso di violazione degli obblighi derivanti dal presente codice.

4.  Le disposizioni del presente codice si applicano alle regioni a statuto speciale e alle province autonome di Trento e di Bolzano nel rispetto delle attribuzioni derivanti dagli statuti speciali e delle relative norme di attuazione, in materia di organizzazione e contrattazione collettiva del proprio personale, di quello dei loro enti funzionali e di quello degli enti locali del rispettivo territorio.

Art. 3  Principi generali

1.  Il dipendente osserva la Costituzione, servendo la Nazione con disciplina ed onore e conformando la propria condotta ai principi di buon andamento e imparzialità dell'azione amministrativa. Il dipendente svolge i propri compiti nel rispetto della legge, perseguendo l'interesse pubblico senza abusare della posizione o dei poteri di cui è titolare.

2.  Il dipendente rispetta altresì i principi di integrità, correttezza, buona fede, proporzionalità, obiettività, trasparenza, equità e ragionevolezza e agisce in posizione di indipendenza e imparzialità, astenendosi in caso di conflitto di interessi.

3.  Il dipendente non usa a fini privati le informazioni di cui dispone per ragioni di ufficio, evita situazioni e comportamenti che possano ostacolare il corretto adempimento dei compiti o nuocere agli interessi o all'immagine della pubblica amministrazione. Prerogative e poteri pubblici sono esercitati unicamente per le finalità di interesse generale per le quali sono stati conferiti.

4.  Il dipendente esercita i propri compiti orientando l'azione amministrativa alla massima economicità, efficienza ed efficacia. La gestione di risorse pubbliche ai fini dello svolgimento delle attività amministrative deve seguire una logica di contenimento dei costi, che non pregiudichi la qualità dei risultati.

5.  Nei rapporti con i destinatari dell'azione amministrativa, il dipendente assicura la piena parità di trattamento a parità di condizioni, astenendosi, altresì, da azioni arbitrarie che abbiano effetti negativi sui destinatari dell'azione amministrativa o che comportino discriminazioni basate su sesso, nazionalità, origine etnica, caratteristiche genetiche, lingua, religione o credo, convinzioni personali o politiche, appartenenza a una minoranza nazionale, disabilità, condizioni sociali o di salute, età e orientamento sessuale o su altri diversi fattori.

6.  Il dipendente dimostra la massima disponibilità e collaborazione nei rapporti con le altre pubbliche amministrazioni, assicurando lo scambio e la trasmissione delle informazioni e dei dati in qualsiasi forma anche telematica, nel rispetto della normativa vigente.

Art. 4  Regali, compensi e altre utilità

1.  Il dipendente non chiede, nè sollecita, per sè o per altri, regali o altre utilità.

2.  Il dipendente non accetta, per sè o per altri, regali o altre utilità, salvo quelli d'uso di modico valore effettuati occasionalmente nell'ambito delle normali relazioni di cortesia e nell'ambito delle consuetudini internazionali. In ogni caso, indipendentemente dalla circostanza che il fatto costituisca reato, il dipendente non chiede, per sè o per altri, regali o altre utilità, neanche di modico valore a titolo di corrispettivo per compiere o per aver compiuto un atto del proprio ufficio da soggetti che possano trarre benefici da decisioni o attività inerenti all'ufficio, nè da soggetti nei cui confronti è o sta per essere chiamato a svolgere o a esercitare attività o potestà proprie dell'ufficio ricoperto.

3.  Il dipendente non accetta, per sè o per altri, da un proprio subordinato, direttamente o indirettamente, regali o altre utilità, salvo quelli d'uso di modico valore. Il dipendente non offre, direttamente o indirettamente, regali o altre utilità a un proprio sovraordinato, salvo quelli d'uso di modico valore.

4.  I regali e le altre utilità comunque ricevuti fuori dai casi consentiti dal presente articolo, a cura dello stesso dipendente cui siano pervenuti, sono immediatamente messi a disposizione dell'Amministrazione per la restituzione o per essere devoluti a fini istituzionali.

5.  Ai fini del presente articolo, per regali o altre utilità di modico valore si intendono quelle di valore non superiore, in via orientativa, a 150 euro, anche sotto forma di sconto. I codici di comportamento adottati dalle singole amministrazioni possono prevedere limiti inferiori, anche fino all'esclusione della possibilità di riceverli, in relazione alle caratteristiche dell'ente e alla tipologia delle mansioni.

6.  Il dipendente non accetta incarichi di collaborazione da soggetti privati che abbiano, o abbiano avuto nel biennio precedente, un interesse economico significativo in decisioni o attività inerenti all'ufficio di appartenenza.

7.  Al fine di preservare il prestigio e l'imparzialità dell'amministrazione, il responsabile dell'ufficio vigila sulla corretta applicazione del presente articolo.

Art. 5  Partecipazione ad associazioni e organizzazioni

1.  Nel rispetto della disciplina vigente del diritto di associazione, il dipendente comunica tempestivamente al responsabile dell'ufficio di appartenenza la propria adesione o appartenenza ad associazioni od organizzazioni, a prescindere dal loro carattere riservato o meno, i cui ambiti di interessi possano interferire con lo svolgimento dell'attività dell'ufficio. Il presente comma non si applica all'adesione a partiti politici o a sindacati.

2.  Il pubblico dipendente non costringe altri dipendenti ad aderire ad associazioni od organizzazioni, nè esercita pressioni a tale fine, promettendo vantaggi o prospettando svantaggi di carriera.

Art. 6  Comunicazione degli interessi finanziari e conflitti d'interesse

1.  Fermi restando gli obblighi di trasparenza previsti da leggi o regolamenti, il dipendente, all'atto dell'assegnazione all'ufficio, informa per iscritto il dirigente dell'ufficio di tutti i rapporti, diretti o indiretti, di collaborazione con soggetti privati in qualunque modo retribuiti che lo stesso abbia o abbia avuto negli ultimi tre anni, precisando:

a)  se in prima persona, o suoi parenti o affini entro il secondo grado, il coniuge o il convivente abbiano ancora rapporti finanziari con il soggetto con cui ha avuto i predetti rapporti di collaborazione;

b)  se tali rapporti siano intercorsi o intercorrano con soggetti che abbiano interessi in attività o decisioni inerenti all'ufficio, limitatamente alle pratiche a lui affidate.

2.  Il dipendente si astiene dal prendere decisioni o svolgere attività inerenti alle sue mansioni in situazioni di conflitto, anche potenziale, di interessi con interessi personali, del coniuge, di conviventi, di parenti, di affini entro il secondo grado. Il conflitto può riguardare interessi di qualsiasi natura, anche non patrimoniali, come quelli derivanti dall'intento di voler assecondare pressioni politiche, sindacali o dei superiori gerarchici.

Art. 7  Obbligo di astensione

1.  Il dipendente si astiene dal partecipare all'adozione di decisioni o ad attività che possano coinvolgere interessi propri, ovvero di suoi parenti, affini entro il secondo grado, del coniuge o di conviventi, oppure di persone con le quali abbia rapporti di frequentazione abituale, ovvero, di soggetti od organizzazioni con cui egli o il coniuge abbia causa pendente o grave inimicizia o rapporti di credito o debito significativi, ovvero di soggetti od organizzazioni di cui sia tutore, curatore, procuratore o agente, ovvero di enti, associazioni anche non riconosciute, comitati, società o stabilimenti di cui sia amministratore o gerente o dirigente. Il dipendente si astiene in ogni altro caso in cui esistano gravi ragioni di convenienza. Sull'astensione decide il responsabile dell'ufficio di appartenenza.

Art. 8  Prevenzione della corruzione

1.  Il dipendente rispetta le misure necessarie alla prevenzione degli illeciti nell'amministrazione. In particolare, il dipendente rispetta le prescrizioni contenute nel piano per la prevenzione della corruzione, presta la sua collaborazione al responsabile della prevenzione della corruzione e, fermo restando l'obbligo di denuncia all'autorità giudiziaria, segnala al proprio superiore gerarchico eventuali situazioni di illecito nell'amministrazione di cui sia venuto a conoscenza.

Art. 9  Trasparenza e tracciabilità

1.  Il dipendente assicura l'adempimento degli obblighi di trasparenza previsti in capo alle pubbliche amministrazioni secondo le disposizioni normative vigenti, prestando la massima collaborazione nell'elaborazione, reperimento e trasmissione dei dati sottoposti all'obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale.

2.  La tracciabilità dei processi decisionali adottati dai dipendenti deve essere, in tutti i casi, garantita attraverso un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilità.

Art. 10  Comportamento nei rapporti privati

1.  Nei rapporti privati, comprese le relazioni extralavorative con pubblici ufficiali nell'esercizio delle loro funzioni, il dipendente non sfrutta, nè menziona la posizione che ricopre nell'amministrazione per ottenere utilità che non gli spettino e non assume nessun altro comportamento che possa nuocere all'immagine dell'amministrazione.

Art. 11  Comportamento in servizio

1.  Fermo restando il rispetto dei termini del procedimento amministrativo, il dipendente, salvo giustificato motivo, non ritarda nè adotta comportamenti tali da far ricadere su altri dipendenti il compimento di attività o l'adozione di decisioni di propria spettanza.

2.  Il dipendente utilizza i permessi di astensione dal lavoro, comunque denominati, nel rispetto delle condizioni previste dalla legge, dai regolamenti e dai contratti collettivi.

3.  Il dipendente utilizza il materiale o le attrezzature di cui dispone per ragioni di ufficio e i servizi telematici e telefonici dell'ufficio nel rispetto dei vincoli posti dall'amministrazione. Il dipendente utilizza i mezzi di trasporto dell'amministrazione a sua disposizione soltanto per lo svolgimento dei compiti d'ufficio, astenendosi dal trasportare terzi, se non per motivi d'ufficio.

1. L'amministrazione, attraverso i propri responsabili di struttura, ha facoltà di svolgere gli accertamenti necessari e adottare ogni misura atta a garantire la sicurezza e la protezione dei sistemi informatici, delle informazioni e dei dati. Le modalità di svolgimento di tali accertamenti sono stabilite mediante linee guida adottate dall'Agenzia per l'Italia Digitale, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. In caso di uso di dispositivi elettronici personali, trova applicazione l'articolo 12, comma 3-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

2. L'utilizzo di account istituzionali è consentito per i soli fini connessi all'attività lavorativa o ad essa riconducibili e non può in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell'amministrazione. L'utilizzo di caselle di posta elettroniche personali è di norma evitato per attività o comunicazioni afferenti il servizio, salvi i casi di forza maggiore dovuti a circostanze in cui il dipendente, per qualsiasi ragione, non possa accedere all'account istituzionale.

3. Il dipendente è responsabile del contenuto dei messaggi inviati. I dipendenti si uniformano alle modalità di firma dei messaggi di posta elettronica di servizio individuate dall'amministrazione di appartenenza. Ciascun messaggio in uscita deve consentire l'identificazione del dipendente mittente e deve indicare un recapito istituzionale al quale il medesimo è reperibile.

4. Al dipendente è consentito l'utilizzo degli strumenti informatici forniti dall'amministrazione per poter assolvere alle incombenze personali senza doversi allontanare dalla sede di servizio, purché l'attività sia contenuta in tempi ristretti e senza alcun pregiudizio per i compiti istituzionali.

5. È vietato l'invio di messaggi di posta elettronica, all'interno o all'esterno dell'amministrazione, che siano oltraggiosi, discriminatori o che possano essere in qualunque modo fonte di responsabilità dell'amministrazione.

1. Nell'utilizzo dei propri account di social media, il dipendente utilizza ogni cautela affinché le proprie opinioni o i propri giudizi su eventi, cose o persone, non siano in alcun modo attribuibili direttamente alla pubblica amministrazione di appartenenza.

2. In ogni caso il dipendente è tenuto ad astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale.

3. Al fine di garantirne i necessari profili di riservatezza le comunicazioni, afferenti direttamente o indirettamente il servizio non si svolgono, di norma, attraverso conversazioni pubbliche mediante l'utilizzo di piattaforme digitali o social media. Sono escluse da tale limitazione le attività o le comunicazioni per le quali l'utilizzo dei social media risponde ad una esigenza di carattere istituzionale.

4. Nei codici di cui all'articolo 1, comma 2, le amministrazioni si possono dotare di una "social media policy" per ciascuna tipologia di piattaforma digitale, al fine di adeguare alle proprie specificità le disposizioni di cui al presente articolo. In particolare, la "social media policy" deve individuare, graduandole in base al livello gerarchico e di responsabilità del dipendente, le condotte che possono danneggiare la reputazione delle amministrazioni.

5. Fermi restando i casi di divieto previsti dalla legge, i dipendenti non possono divulgare o diffondere per ragioni estranee al loro rapporto di lavoro con l'amministrazione e in difformità alle disposizioni di cui al decreto legislativo 13 marzo 2013, n. 33, e alla legge 7 agosto 1990, n. 241, documenti, anche istruttori, e informazioni di cui essi abbiano la disponibilità.

Art. 12  Rapporti con il pubblico

1. Il dipendente in rapporto con il pubblico si fa riconoscere attraverso l'esposizione in modo visibile del badge od altro supporto identificativo messo a disposizione dall'amministrazione, salvo diverse disposizioni di servizio, anche in considerazione della sicurezza dei dipendenti, opera con spirito di servizio, correttezza, cortesia e disponibilita' e, nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e ai messaggi di posta elettronica, opera nella maniera piu' completa e accurata possibile e, in ogni caso, orientando il proprio comportamento alla soddisfazione dell'utente. Qualora non sia competente per posizione rivestita o per materia, indirizza l'interessato al funzionario o ufficio competente della medesima amministrazione. Il dipendente, fatte salve le norme sul segreto d'ufficio, fornisce le spiegazioni che gli siano richieste in ordine al comportamento proprio e di altri dipendenti dell'ufficio dei quali ha la responsabilita' od il coordinamento. Nelle operazioni da svolgersi e nella trattazione delle pratiche il dipendente rispetta, salvo diverse esigenze di servizio o diverso ordine di priorita' stabilito dall'amministrazione, l'ordine cronologico e non rifiuta prestazioni a cui sia tenuto con motivazioni generiche. Il dipendente rispetta gli appuntamenti con i cittadini e risponde senza ritardo ai loro reclami.(1)

2. Salvo il diritto di esprimere valutazioni e diffondere informazioni a tutela dei diritti sindacali, il dipendente si astiene da dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'amministrazione o che possano nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale.(2)

3. Il dipendente che svolge la sua attivita' lavorativa in un'amministrazione che fornisce servizi al pubblico cura il rispetto degli standard di qualita' e di quantita' fissati dall'amministrazione anche nelle apposite carte dei servizi. Il dipendente opera al fine di assicurare la continuita' del servizio, di consentire agli utenti la scelta tra i diversi erogatori e di fornire loro informazioni sulle modalita' di prestazione del servizio e sui livelli di qualita'.

4. Il dipendente non assume impegni ne' anticipa l'esito di decisioni o azioni proprie o altrui inerenti all'ufficio, al di fuori dei casi consentiti. Fornisce informazioni e notizie relative ad atti od operazioni amministrative, in corso o conclusi, nelle ipotesi previste dalle disposizioni di legge e regolamentari in materia di accesso, informando sempre gli interessati della possibilita' di avvalersi anche dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico. Rilascia copie ed estratti di atti o documenti secondo la sua competenza, con le modalita' stabilite dalle norme in materia di accesso e dai regolamenti della propria amministrazione.

5. Il dipendente osserva il segreto d'ufficio e la normativa in materia di tutela e trattamento dei dati personali e, qualora sia richiesto oralmente di fornire informazioni, atti, documenti non accessibili tutelati dal segreto d'ufficio o dalle disposizioni in materia di dati personali, informa il richiedente dei motivi che ostano all'accoglimento della richiesta. Qualora non sia competente a provvedere in merito alla richiesta cura, sulla base delle disposizioni interne, che la stessa venga inoltrata all'ufficio competente della medesima amministrazione.

Art. 13  Disposizioni particolari per i dirigenti

1. Ferma restando l'applicazione delle altre disposizioni del Codice, le norme del presente articolo si applicano ai dirigenti, ivi compresi i titolari di incarico ai sensi dell'articolo 19, comma 6, del decreto legislativo n. 165 del 2001 e dell'articolo 110 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, ai soggetti che svolgono funzioni equiparate ai dirigenti operanti negli uffici di diretta collaborazione delle autorita' politiche, nonche' ai funzionari responsabili di posizione organizzativa negli enti privi di dirigenza.

2. Il dirigente svolge con diligenza le funzioni ad esso spettanti in base all'atto di conferimento dell'incarico, persegue gli obiettivi assegnati e adotta un comportamento organizzativo adeguato per l'assolvimento dell'incarico.

3. Il dirigente, prima di assumere le sue funzioni, comunica all'amministrazione le partecipazioni azionarie e gli altri interessi finanziari che possano porlo in conflitto di interessi con la funzione pubblica che svolge e dichiara se ha parenti e affini entro il secondo grado, coniuge o convivente che esercitano attivita' politiche, professionali o economiche che li pongano in contatti frequenti con l'ufficio che dovra' dirigere o che siano coinvolti nelle decisioni o nelle attivita' inerenti all'ufficio. Il dirigente fornisce le informazioni sulla propria situazione patrimoniale e le dichiarazioni annuali dei redditi soggetti all'imposta sui redditi delle persone fisiche previste dalla legge.

4. Il dirigente assume atteggiamenti leali e trasparenti e adotta un comportamento esemplare , in termini di integrità, imparzialità, buona fede e correttezza, parità di trattamento, equità, inclusione e ragionevolezza e imparziale nei rapporti con i colleghi, i collaboratori e i destinatari dell'azione amministrativa. Il dirigente cura, altresi', che le risorse assegnate al suo ufficio siano utilizzate per finalita' esclusivamente istituzionali e, in nessun caso, per esigenze personali(1).

4-bis. Il dirigente cura la crescita professionale dei collaboratori, favorendo le occasioni di formazione e promuovendo opportunità di sviluppo interne ed esterne alla struttura di cui è responsabile(2)

5. Il dirigente cura, compatibilmente con le risorse disponibili, il benessere organizzativo nella struttura a cui è preposto, favorendo l'instaurarsi di rapporti cordiali e rispettosi tra i collaboratori, nonché di relazioni, interne ed esterne alla struttura, basate su una leale collaborazione e su una reciproca fiducia e assume iniziative finalizzate alla circolazione delle informazioni, all'inclusione e alla valorizzazione delle differenze di genere, di età e di condizioni personali.(3)

6. Il dirigente assegna l'istruttoria delle pratiche sulla base di un'equa ripartizione del carico di lavoro, tenendo conto delle capacita', delle attitudini e della professionalita' del personale a sua disposizione. Il dirigente affida gli incarichi aggiuntivi in base alla professionalita' e, per quanto possibile, secondo criteri di rotazione.

7. Il dirigente svolge la valutazione del personale assegnato alla struttura cui e' preposto con imparzialita' e rispettando le indicazioni ed i tempi prescritti , misurando il raggiungimento dei risultati ed il comportamento organizzativo.(4)

8. Il dirigente intraprende con tempestivita' le iniziative necessarie ove venga a conoscenza di un illecito, attiva e conclude, se competente, il procedimento disciplinare, ovvero segnala tempestivamente l'illecito all'autorita' disciplinare, prestando ove richiesta la propria collaborazione e provvede ad inoltrare tempestiva denuncia all'autorita' giudiziaria penale o segnalazione alla corte dei conti per le rispettive competenze. Nel caso in cui riceva segnalazione di un illecito da parte di un dipendente, adotta ogni cautela di legge affinche' sia tutelato il segnalante e non sia indebitamente rilevata la sua identita' nel procedimento disciplinare, ai sensi dell'articolo 54-bis del decreto legislativo n. 165 del 2001.

9. Il dirigente, nei limiti delle sue possibilita', evita che notizie non rispondenti al vero quanto all'organizzazione, all'attivita' e ai dipendenti pubblici possano diffondersi. Favorisce la diffusione della conoscenza di buone prassi e buoni esempi al fine di rafforzare il senso di fiducia nei confronti dell'amministrazione.

Art. 14  Contratti ed altri atti negoziali

1.  Nella conclusione di accordi e negozi e nella stipulazione di contratti per conto dell'amministrazione, nonché nella fase di esecuzione degli stessi, il dipendente non ricorre a mediazione di terzi, nè corrisponde o promette ad alcuno utilità a titolo di intermediazione, nè per facilitare o aver facilitato la conclusione o l'esecuzione del contratto. Il presente comma non si applica ai casi in cui l'amministrazione abbia deciso di ricorrere all'attività di intermediazione professionale.

2.  Il dipendente non conclude, per conto dell'amministrazione, contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento o assicurazione con imprese con le quali abbia stipulato contratti a titolo privato o ricevuto altre utilità nel biennio precedente, ad eccezione di quelli conclusi ai sensi dell'articolo 1342 del codice civile. Nel caso in cui l'amministrazione concluda contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento o assicurazione, con imprese con le quali il dipendente abbia concluso contratti a titolo privato o ricevuto altre utilità nel biennio precedente, questi si astiene dal partecipare all'adozione delle decisioni ed alle attività relative all'esecuzione del contratto, redigendo verbale scritto di tale astensione da conservare agli atti dell'ufficio.

3.  Il dipendente che conclude accordi o negozi ovvero stipula contratti a titolo privato, ad eccezione di quelli conclusi ai sensi dell'articolo 1342 del codice civile, con persone fisiche o giuridiche private con le quali abbia concluso, nel biennio precedente, contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento ed assicurazione, per conto dell'amministrazione, ne informa per iscritto il dirigente dell'ufficio.

4.  Se nelle situazioni di cui ai commi 2 e 3 si trova il dirigente, questi informa per iscritto il dirigente apicale responsabile della gestione del personale.

5.  Il dipendente che riceva, da persone fisiche o giuridiche partecipanti a procedure negoziali nelle quali sia parte l'amministrazione, rimostranze orali o scritte sull'operato dell'ufficio o su quello dei propri collaboratori, ne informa immediatamente, di regola per iscritto, il proprio superiore gerarchico o funzionale.

Art. 15  Vigilanza, monitoraggio e attività formative

1. Ai sensi dell'articolo 54, comma 6, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, vigilano sull'applicazione del presente Codice e dei codici di comportamento adottati dalle singole amministrazioni, i dirigenti responsabili di ciascuna struttura, le strutture di controllo interno e gli uffici etici e di disciplina.

2. Ai fini dell'attivita' di vigilanza e monitoraggio prevista dal presente articolo, le amministrazioni si avvalgono dell'ufficio procedimenti disciplinari istituito ai sensi dell'articolo 55-bis, comma 4, del decreto legislativo n. 165 del 2001 che svolge, altresi', le funzioni dei comitati o uffici etici eventualmente gia' istituiti.

3. Le attivita' svolte ai sensi del presente articolo dall'ufficio procedimenti disciplinari si conformano alle eventuali previsioni contenute nei piani di prevenzione della corruzione adottati dalle amministrazioni ai sensi dell'articolo 1, comma 2, della legge 6 novembre 2012, n. 190. L'ufficio procedimenti disciplinari, oltre alle funzioni disciplinari di cui all'articolo 55-bis e seguenti del decreto legislativo n. 165 del 2001, cura l'aggiornamento del codice di comportamento dell'amministrazione, l'esame delle segnalazioni di violazione dei codici di comportamento, la raccolta delle condotte illecite accertate e sanzionate, assicurando le garanzie di cui all'articolo 54-bis del decreto legislativo n. 165 del 2001. Il responsabile della prevenzione della corruzione cura la diffusione della conoscenza dei codici di comportamento nell'amministrazione, il monitoraggio annuale sulla loro attuazione, ai sensi dell'articolo 54, comma 7, del decreto legislativo n. 165 del 2001, la pubblicazione sul sito istituzionale e della comunicazione all'Autorita' nazionale anticorruzione, di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 6 novembre 2012, n. 190, dei risultati del monitoraggio. Ai fini dello svolgimento delle attivita' previste dal presente articolo, l'ufficio procedimenti disciplinari opera in raccordo con il responsabile della prevenzione di cui all'articolo 1, comma 7, della legge n. 190 del 2012.

4. Ai fini dell'attivazione del procedimento disciplinare per violazione dei codici di comportamento, l'ufficio procedimenti disciplinari puo' chiedere all'Autorita' nazionale anticorruzione parere facoltativo secondo quanto stabilito dall'articolo 1, comma 2, lettera d), della legge n. 190 del 2012.

5. Al personale delle pubbliche amministrazioni sono rivolte attivita' formative in materia di trasparenza e integrita', che consentano ai dipendenti di conseguire una piena conoscenza dei contenuti del codice di comportamento, nonche' un aggiornamento annuale e sistematico sulle misure e sulle disposizioni applicabili in tali ambiti.

5-bis. Le attività di cui al comma 5 includono anche cicli formativi sui temi dell'etica pubblica e sul comportamento etico, da svolgersi obbligatoriamente, sia a seguito di assunzione, sia in ogni caso di passaggio a ruoli o a funzioni superiori, nonché di trasferimento del personale, le cui durata e intensità sono proporzionate al grado di responsabilità.(1)

6. Le Regioni e gli enti locali, definiscono, nell'ambito della propria autonomia organizzativa, le linee guida necessarie per l'attuazione dei principi di cui al presente articolo.

7. Dall'attuazione delle disposizioni del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. Le amministrazioni provvedono agli adempimenti previsti nell'ambito delle risorse umane, finanziarie, e strumentali disponibili a legislazione vigente.

Art. 16  Responsabilità conseguente alla violazione dei doveri del codice

1.  La violazione degli obblighi previsti dal presente Codice integra comportamenti contrari ai doveri d'ufficio. Ferme restando le ipotesi in cui la violazione delle disposizioni contenute nel presente Codice, nonché dei doveri e degli obblighi previsti dal piano di prevenzione della corruzione, dà luogo anche a responsabilità penale, civile, amministrativa o contabile del pubblico dipendente, essa è fonte di responsabilità disciplinare accertata all'esito del procedimento disciplinare, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità delle sanzioni.

2.  Ai fini della determinazione del tipo e dell'entità della sanzione disciplinare concretamente applicabile, la violazione è valutata in ogni singolo caso con riguardo alla gravità del comportamento ed all'entità del pregiudizio, anche morale, derivatone al decoro o al prestigio dell'amministrazione di appartenenza. Le sanzioni applicabili sono quelle previste dalla legge, dai regolamenti e dai contratti collettivi, incluse quelle espulsive che possono essere applicate esclusivamente nei casi, da valutare in relazione alla gravità, di violazione delle disposizioni di cui agli articoli 4, qualora concorrano la non modicità del valore del regalo o delle altre utilità e l'immediata correlazione di questi ultimi con il compimento di un atto o di un'attività tipici dell'ufficio, 5, comma 2, 14, comma 2, primo periodo, valutata ai sensi del primo periodo. La disposizione di cui al secondo periodo si applica altresì nei casi di recidiva negli illeciti di cui agli articoli 4, comma 6, 6, comma 2, esclusi i conflitti meramente potenziali, e 13, comma 9, primo periodo. I contratti collettivi possono prevedere ulteriori criteri di individuazione delle sanzioni applicabili in relazione alle tipologie di violazione del presente codice.

3.  Resta ferma la comminazione del licenziamento senza preavviso per i casi già previsti dalla legge, dai regolamenti e dai contratti collettivi.

4.  Restano fermi gli ulteriori obblighi e le conseguenti ipotesi di responsabilità disciplinare dei pubblici dipendenti previsti da norme di legge, di regolamento o dai contratti collettivi.

Art. 17  Disposizioni finali e abrogazioni

1. Le amministrazioni danno la piu' ampia diffusione al presente decreto, pubblicandolo sul proprio sito internet istituzionale e nella rete intranet, nonche' trasmettendolo tramite e-mail a tutti i propri dipendenti e ai titolari di contratti di consulenza o collaborazione a qualsiasi titolo, anche professionale, ai titolari di organi e di incarichi negli uffici di diretta collaborazione dei vertici politici dell'amministrazione, nonche' ai collaboratori a qualsiasi titolo, anche professionale, di imprese fornitrici di servizi in favore dell'amministrazione. L'amministrazione, contestualmente alla sottoscrizione del contratto di lavoro o, in mancanza, all'atto di conferimento dell'incarico, consegna e fa sottoscrivere ai nuovi assunti, con rapporti comunque denominati, copia del codice di comportamento.

2. Le amministrazioni danno la piu' ampia diffusione ai codici di comportamento da ciascuna definiti ai sensi dell'articolo 54, comma 5, del citato decreto legislativo n. 165 del 2001 secondo le medesime modalita' previste dal comma 1 del presente articolo.

2-bis. Alle attività di cui al presente decreto le amministrazioni provvedono con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o ulteriori oneri a carico della finanza pubblica(1).

3. Il decreto del Ministro per la funzione pubblica in data 28 novembre 2000 recante "Codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 84 del 10 aprile 2001, e' abrogato.

Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visti gli articoli 76 e 87, quinto comma, della Costituzione;

Vista la legge 13 luglio 2015, n. 107 recante riforma del sistema nazionale di istruzione e formazione e delega per il riordino delle disposizioni legislative vigenti, ed in particolare il comma 181 lettera i);

Vista la legge 23 agosto 1988, n. 400, recante «Disciplina dell'attività di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri», e successive modificazioni, ed in particolare l'articolo 14;

Vista la legge 5 febbraio 1992, n. 104, legge quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate;

Visto il decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297, recante approvazione del testo unico delle disposizioni legislative vigenti in materia di istruzione, e successive modificazioni;

Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, recante delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa e successive modificazioni ed in particolare l'articolo 20;

Vista la legge 10 dicembre 1997, n. 425, recante disposizioni per la riforma degli esami di Stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria di secondo grado, come modificata dalla legge 11 gennaio 2007, n. 1;

Vista la legge 10 marzo 2000, n. 62, recante «Norme per la parità scolastica e disposizioni sul diritto allo studio e all'istruzione»;

Visto il decreto legislativo 19 febbraio 2004, n. 59, concernente la definizione delle norme generali relative alla scuola dell'infanzia e al primo ciclo di istruzione, e successive modificazioni, ed in particolare gli articoli 4, 8 e 11;

Visto il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, recante norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche;

Visto il decreto legislativo 17 ottobre 2005, n. 226, concernente norme generali e livelli essenziali delle prestazioni sul secondo ciclo del sistema educativo di istruzione e formazione;

Vista la legge 11 gennaio 2007, n. 1, concernente disposizioni in materia di esami di Stato conclusivi dei corsi di studio;

Visto il decreto-legge 7 settembre 2007, n. 147, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 ottobre 2007, n. 176, e in particolare l'articolo 1, comma 4, concernente il giudizio di ammissione e la prova nazionale per l'esame di Stato conclusivo del primo ciclo di istruzione;

Visto il decreto-legge 1° settembre 2008, n. 137, convertito, con modificazioni, dalla legge 30 ottobre 2008, n. 169, che agli articoli 1, 2 e 3 ha dettato norme in materia di acquisizione delle conoscenze e delle competenze relative a «Cittadinanza e Costituzione», di valutazione del comportamento e degli apprendimenti degli alunni;

Vista la legge 8 ottobre 2010, n. 170 recante norme in materia di disturbi specifici di apprendimento in ambito scolastico;

Visto il decreto legislativo 16 gennaio 2013, n. 13 concernete la definizione delle norme generali e dei livelli essenziali delle prestazioni per l'individuazione degli apprendimenti non formali e formali e degli standard minimi di servizio del sistema nazionale di certificazione delle competenze;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 16 dicembre 1985, n. 751 recante esecuzione dell'intesa tra l'autorità scolastica e la Conferenza episcopale italiana per l'insegnamento della religione cattolica nelle scuole pubbliche;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 24 giugno 1998, n. 249, come modificato dal decreto del Presidente della Repubblica 21 novembre 2007, n. 235, concernente lo statuto delle studentesse e degli studenti della scuola secondaria;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 23 luglio 1998, n. 323, recante disciplina degli esami di Stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione secondaria superiore;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 31 agosto 1999, n. 394, relativo al regolamento recante norme di attuazione del testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell'immigrazione e norme sulla condizione dello straniero a norma dell'articolo 1, comma 6, del decreto legislativo 25 luglio 1998 n. 286 (1), ed in particolare l'articolo 45;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 8 marzo 1999, n. 275, concernente regolamento recante norme in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 22 giugno 2009, n. 122, concernente regolamento recante coordinamento delle norme vigenti per la valutazione degli alunni;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 marzo 2009, n. 89, recante Revisione dell'assetto ordinamentale, organizzativo e didattico della scuola dell'infanzia e del primo ciclo di istruzione ai sensi dell'articolo 64, comma 4, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2010, recante approvazione dei traguardi per lo sviluppo delle competenze e gli obiettivi di apprendimento dell'insegnamento della religione cattolica per la scuola dell'infanzia e per il primo ciclo d'istruzione;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 87, che adotta il «Regolamento recante norme concernenti il riordino degli istituti professionali, ai sensi dell'articolo 64, comma 4, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133»;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 88, che adotta il «Regolamento recante norme per il riordino degli istituti tecnici a norma dell'articolo 64, comma 4, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito dalla legge 6 agosto 2008, n. 133»;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 89, che adotta il «Regolamento recante revisione dell'assetto ordinamentale, organizzativo e didattico dei licei a norma dell'articolo 64, comma 4, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133»;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 29 ottobre 2012, n. 263, relativo al regolamento recante norme generali per la ridefinizione dell'assetto organizzativo didattico dei Centri d'istruzione per gli adulti, ivi compresi i corsi serali, a norma dell'articolo 64, comma 4, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133;

Vista la Raccomandazione del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, relativa a competenze chiave per l'apprendimento permanente;

Visto il decreto del Ministro della pubblica istruzione 22 agosto 2007, n. 139, concernente regolamento recante norme in materia di adempimento dell'obbligo di istruzione, ai sensi dell'articolo 1, comma 622, della legge 27 dicembre 2006, n. 296;

Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei ministri, adottata nella riunione del 14 gennaio 2017;

Acquisito il parere della Conferenza Unificata di cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 espresso nella seduta del 23 febbraio 2017;

Acquisiti i pareri delle competenti Commissioni del Senato della Repubblica e della Camera dei deputati;

Vista la deliberazione del Consiglio dei ministri, adottata nella riunione del 7 aprile 2017;

Sulla proposta del Ministro dell'istruzione, dell'università e della ricerca, di concerto con il Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione e con il Ministro dell'economia e delle finanze;

EMANA

il seguente decreto legislativo:

(1) Si segnala che in GU è riportato il seguente riferimento normativo errato "decreto legislativo 15 luglio 1998 n. 286».

1.  Il personale direttivo assolve alla funzione di promozione e di coordinamento delle attività di circolo o di istituto; a tal fine presiede alla gestione unitaria di dette istituzioni, assicura l'esecuzione delle deliberazioni degli organi collegiali ed esercita le specifiche funzioni di ordine amministrativo, escluse le competenze di carattere contabile, di ragioneria e di economato, che non implichino assunzione di responsabilità proprie delle funzioni di ordine amministrativo.
2.  In particolare, al personale direttivo spetta:
a)  la rappresentanza del circolo o dell'istituto;
b)  presiedere il collegio dei docenti, il comitato per la valutazione del servizio dei docenti, i consigli di intersezione, interclasse, o di classe, la giunta esecutiva del consiglio di circolo o di istituto;
c)  curare l'esecuzione delle deliberazioni prese dai predetti organi collegiali e dal consiglio di circolo o di istituto;
d)  procedere alla formazione delle classi, all'assegnazione ad esse dei singoli docenti, alla formulazione dell'orario, sulla base dei criteri generali stabiliti dal consiglio di circolo o d'istituto e delle proposte del collegio dei docenti;
e)  promuovere e coordinare, nel rispetto della libertà di insegnamento, insieme con il collegio dei docenti, le attività didattiche, di sperimentazione e di aggiornamento nell'ambito del circolo o dell'istituto;
f)  adottare o proporre, nell'ambito della propria competenza, i provvedimenti resi necessari da inadempienze o carenze del personale docente, amministrativo, tecnico e ausiliario;
g)  coordinare il calendario delle assemblee di circolo o nell'istituto;
h)  tenere i rapporti con l'amministrazione scolastica nelle sue articolazioni centrali e periferiche, con gli enti locali che hanno competenze relative al circolo e all'istituto e con gli organi del distretto scolastico;
i)  curare i rapporti con gli specialisti che operano sul piano medico e socio-psico-pedagogico;
l)  curare l'attività di esecuzione delle normative giuridiche e amministrative riguardanti gli alunni e i docenti, ivi compresi la vigilanza sull'adempimento dell'obbligo scolastico, l'ammissione degli alunni, il rilascio dei certificati, il rispetto dell'orario e del calendario, la disciplina delle assenze, la concessione dei congedi e delle aspettative, l'assunzione dei provvedimenti di emergenza e di quelli richiesti per garantire la sicurezza della scuola.
3.  Il direttore didattico, sulla base di quanto stabilito dalla programmazione dell'azione educativa, dispone l'assegnazione dei docenti alle classi di ciascuno dei moduli organizzativi di cui all'art. 121 del presente testo unico e l'assegnazione degli ambiti disciplinari ai docenti, avendo cura di garantire le condizioni per la continuità didattica, nonché la migliore utilizzazione delle competenze e delle esperienze professionali, assicurando, ove possibile, una opportuna rotazione nel tempo.
4.  Le disposizioni di cui ai precedenti commi si applicano anche ai rettori e vice rettori dei convitti nazionali ed alle direttrici e vicedirettrici degli educandati femminili dello Stato, con gli adattamenti resi necessari dall'organizzazione e dalle finalità proprie di dette istituzioni.
5.  In caso di assenza o di impedimento del titolare, la funzione direttiva è esercitata dal docente scelto dal direttore didattico o dal preside tra i docenti eletti ai sensi dell'art. 7 del presente testo unico.

1.  Il personale docente può chiedere la valutazione del servizio prestato per un periodo non superiore all'ultimo triennio.

2.  Alla valutazione del servizio provvede il comitato per la valutazione del servizio di cui all'art. 11, sulla base di apposita relazione del direttore didattico o del preside che, nel caso in cui il docente abbia prestato servizio in altra scuola, acquisisce gli opportuni elementi di informazione.

3.  La valutazione è motivata tenendo conto delle qualità intellettuali, della preparazione culturale e professionale, anche con riferimento a eventuali pubblicazioni, della diligenza, del comportamento nella scuola, dell'efficacia dell'azione educativa e didattica, delle eventuali sanzioni disciplinari, dell'attività di aggiornamento, della partecipazione ad attività di sperimentazione, della collaborazione con altri docenti e con gli organi della scuola, dei rapporti con le famiglie degli alunni, nonché di attività speciali nell'ambito scolastico e di ogni altro elemento che valga a delineare le caratteristiche e le attitudini personali, in relazione alla funzione docente. Essa non si conclude con giudizio complessivo, né analitico, né sintetico e non è traducibile in punteggio.

4.  Avverso la valutazione del servizio è ammesso ricorso al provveditore agli studi che, sentita la competente sezione per settore scolastico del consiglio scolastico provinciale, decide in via definitiva.

1.  Il Ministero della pubblica istruzione adotta ai sensi dell'art. 115 apposite iniziative per l'aggiornamento dei docenti che impartiscono l'insegnamento nelle attività di sostegno e di integrazione nelle scuole dell'obbligo che accolgono alunni figli di lavoratori stranieri residenti in Italia che abbiano la cittadinanza di uno dei Paesi membri della Comunità europea.
2.  In sede di formazione di piani di aggiornamento e formazione del personale della scuola è data priorità alle iniziative in materia di educazione alla salute, e di prevenzione delle tossicodipendenze come previsto dall'art. 104 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 9 ottobre 1990, n. 309.
3.  Per il personale in servizio presso le istituzioni scolastiche e culturali all'estero il Ministero della pubblica istruzione, di concerto con il Ministero degli affari esteri, promuove l'organizzazione di corsi di aggiornamento.

[1.  (1)]

(1) Articolo abrogato per effetto dell'art. 17, comma 1, D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275, a decorrere dal 1° settembre 2000.

Nota prot. n. 5336 del 2 settembre 2015                

Ai Direttori Generali degli Uffici Scolastici Regionali
LORO SEDI

Ai Dirigenti degli Ambiti Territoriali
LORO SEDI

Al Sovrintendente Scolastico per la Provincia di Bolzano
Bolzano

Al Sovrintendente Scolastico per la Provincia di Trento
Trento

All' Intendente Scolastico per la Scuola in lingua tedesca
Bolzano

All' Intendente Scolastico per la Scuola Località Ladine
Bolzano

Al Sovrintendente degli studi per la Regione Valle D'Aosta
Aosta

Ai Docenti referenti per le Consulte Provinciali degli Studenti
presso gli UU.SS.RR.

Ai Presidenti delle Consulte Provinciali degli Studenti

Ai Dirigenti scolastici
LORO SEDI
            
Al Forum dei Genitori
Al Forum degli Studenti


Oggetto: Indicazioni operative per la concreta attuazione in ambito scolastico della legge 54/2006 -"Disposizioni in materia di separazione dei genitori e affidamento condiviso dei figli"

A seguito di numerose segnalazioni pervenute alla scrivente Direzione generale, riguardo alla mancata ottemperanza in ambito scolastico del dettato normativo della L. 54/2006  relativo, tra l’altro, al riconoscimento del diritto di “bigenitorialità”, risulta opportuno fornire al personale scolastico informazioni di ordine generale ed indicazioni operative in ordine alla corretta applicazione della disciplina sopra citata.

     L’articolo 9 della Convenzione sui diritti dell’Infanzia (Convention on the Rights of the Child – CRC- 1989) stabilisce che gli Stati vigilino affinché il fanciullo non sia separato dai suoi genitori contro la loro volontà a meno che le autorità competenti non decidano, sotto riserva di revisione giudiziaria e conformemente con le leggi di procedura applicabili, che tale separazione è necessaria nell’interesse preminente del fanciullo. Si prevede, inoltre, che tutte le “parti interessate” devono avere la possibilità di partecipare alle deliberazioni e di far conoscere le loro opinioni. Tale deliberazione  è stata recepita nell’ordinamento giuridico italiano attraverso la Legge n.176 del 27 maggio 1991 di ratifica della Convenzione, ma soprattutto con l’emanazione della legge 54/2006 che ha sancito il diritto del bambino, anche in caso di separazione dei genitori, a mantenere un rapporto equilibrato e continuativo, indicando a tal fine  l’istituto dell’affidamento condiviso. Esso, così come prefigurato dal legislatore, rappresenta un'importante svolta di innovazione sociale e pone l'Italia all'avanguardia sui temi della parità genitoriale e dei diritti dei minori.
     L’aspetto più rilevante della riforma è rappresentato, infatti, proprio dalla centralità del minore e dall’esigenza di rispettare i suoi superiori interessi, attraverso l’introduzione del principio di bigenitorialità: il diritto del bambino cioè, a ricevere cure, educazione e istruzione da entrambi i genitori, anche se separati.    Va sottolineato che il Dlgs n. 154/ 2013 ha portato a termine il percorso di modifica delle disposizioni in materia di filiazione, già avviato con la L. 219/2012, eliminando ogni residua discriminazione tra i figli nati nell’ambito del matrimonio e quelli nati fuori da esso e così garantendo la completa eguaglianza giuridica degli stessi. Pertanto, si deve intendere esteso il principio di bigenitorialità anche alle cosiddette “famiglie di fatto” (in cui i genitori dei minori non sono coniugati) in caso di affido congiunto dei figli da parte del Tribunale dei Minorenni.

 La legge 54/2006 stabilisce, inoltre, che la funzione educativa – di cui peraltro la responsabilità genitoriale è mero strumento – deve svolgersi tenendo conto in via primaria della necessità di sviluppo della personalità del figlio (inteso come soggetto portatore  di diritti propri) anziché delle aspettative e degli interessi personali dei genitori.
    In particolare, per quanto concerne la responsabilità genitoriale e le questioni afferenti all’ambito educativo del minore l’attuale assetto normativo prevede  che, di regola, entrambi i genitori hanno pari responsabilità genitoriale  e che essa deve essere esercitata di comune accordo tenendo conto delle capacità, delle inclinazioni naturali e delle aspirazioni del figlio, anche con riferimento alle decisioni relative all’educazione ed all’istruzione. Tale regola trova eccezione per alcuni casi specifici secondo quanto di seguito precisati:
•    Figli nati fuori dal matrimonio
in caso di figli nati fuori dal matrimonio  la responsabilità genitoriale  è esercitata da entrambi di comune accordo nel caso in cui il riconoscimento del figlio sia fatto da entrambi i genitori (art. 316 c.c. comma 1 e 4). Ove invece solo uno dei genitori riconosca il figlio, questi esercita la responsabilità genitoriale su di lui (art. 316 c.c. comma 4). Il genitore che non esercita la responsabilità genitoriale vigila sull'istruzione, sull'educazione e sulle condizioni di vita del figlio (art. 316 c.c. comma 5).
•    Lontananza, incapacità o altro impedimento
Nel caso di lontananza, di incapacità o di altro impedimento che renda impossibile ad uno dei genitori l'esercizio della responsabilità genitoriale, questa è esercitata in modo esclusivo dall'altro. La responsabilità genitoriale di entrambi i genitori non cessa a seguito di separazione, scioglimento, cessazione degli effetti civili, annullamento, nullità del matrimonio (Art. 317 c.c.)
•    Affidamento esclusivo
Il genitore cui sono affidati i figli in via esclusiva, salva diversa disposizione del giudice, ha l'esercizio esclusivo della responsabilità genitoriale su di essi; egli deve attenersi alle condizioni determinate dal giudice (Art. 337-quater). Il genitore cui i figli non sono affidati ha il diritto ed il dovere di vigilare sulla loro istruzione ed educazione e può ricorrere al giudice quando ritenga che siano state assunte decisioni pregiudizievoli al loro interesse.
            In ogni caso, salvo che non sia diversamente stabilito, le decisioni di maggiore interesse per i figli sono comunque adottate da entrambi i genitori (Art. 337-quater c.c.).
Soltanto il genitore dichiarato decaduto dalla responsabilità genitoriale ai sensi dell’art. 330 del c.c., a seguito di un provvedimento del Tribunale, può essere considerato decaduto dalla possibilità di partecipare alle scelte di vita del figlio ivi comprese quelle relative  all’educazione ed all’istruzione.

    Ciò premesso, tuttavia, va constatato che, nei fatti, ad otto anni dall'approvazione della legge sull'affido condiviso, questa non ha mai trovato una totale e concreta applicazione anche nella quotidiana ordinarietà della vita scolastica dei minori.
    Si invitano, pertanto,  le SS.LL. a voler incoraggiare, favorire e garantire l’esercizio del diritto/ dovere del genitore separato o divorziato o non più convivente, anche se non affidatario e/o non collocatario, (articoli 155 e 317 c.c.), di vigilare sull’istruzione ed educazione dei figli e conseguentemente di facilitare agli stessi l’accesso alla documentazione scolastica e alle informazioni relative alle attività scolastiche ed extrascolastiche previste dal POF.
    Solo a titolo meramente esemplificativo, si ritiene opportuno segnalare alcune delle azioni amministrative che le istituzioni scolastiche possono porre in essere per favorire la piena attuazione del principio di bigenitorialità a cui ogni minore figlio di genitori separati ha diritto:
•    inoltro, da parte degli uffici di segreteria delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado, di tutte le comunicazioni – didattiche, disciplinari e di qualunque altra natura- anche al genitore separato/divorziato/ non convivente, sebbene non collocatario dello studente interessato;
•    individuazione di modalità alternative al colloquio faccia a faccia, con il docente o dirigente scolastico e/o coordinatore di classe, quando il genitore interessato risieda in altra città o sia impossibilitato a presenziare  personalmente;
•  attribuzione della password, ove la scuola si sia dotata di strumenti informatici di comunicazione scuola/famiglia, per l’accesso al registro elettronico, ed utilizzo di altre forme di informazione veloce ed immediata (sms o email).
•    richiesta della firma di ambedue i genitori in calce ai principali documenti (in particolare la pagella), qualora non siano in uso tecnologie elettroniche ma ancora moduli cartacei.
    
    Si suggerisce, infine, laddove per la gestione di pratiche amministrative o didattiche concernenti l’alunno risulti impossibile acquisire il consenso scritto di entrambi i genitori, ovvero laddove un genitore sia irreperibile, di inserire nella modulistica la seguente frase:
“Il sottoscritto, consapevole delle conseguenze amministrative e penali per chi rilasci dichiarazioni non corrispondenti a verità, ai sensi del DPR 245/2000, dichiara di aver effettuato la scelta/richiesta in osservanza delle disposizioni sulla responsabilità genitoriale di cui agli artt. 316, 337 ter e 337 quater del codice civile, che richiedono il consenso di entrambi i genitori”.
    
    Si confida nella disponibilità delle SS.LL per dare l’opportuna diffusione, nelle forme comunicative ritenute più idonee,     alle azioni che le singole istituzioni scolastiche possono porre in essere per favorire il rispetto delle norme sopra citate e, soprattutto, per promuovere il rispetto dei diritti educativi dei minori figli di genitori separati/divorziati/non conviventi e non collocatari.


Per IL DIRETTORE GENERALE
Il Dirigente dott. Giuseppe Pierro

1.  Il datore di lavoro, che esercita le attività di cui all'articolo 3, e i dirigenti, che organizzano e dirigono le stesse attività secondo le attribuzioni e competenze ad essi conferite, devono:
a)  nominare il medico competente per l'effettuazione della sorveglianza sanitaria nei casi previsti dal presente decreto legislativo;
b)  designare preventivamente i lavoratori incaricati dell'attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei luoghi di lavoro in caso di pericolo grave e immediato, di salvataggio, di primo soccorso e, comunque, di gestione dell'emergenza;
c)  nell'affidare i compiti ai lavoratori, tenere conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e alla sicurezza;
d)  fornire ai lavoratori i necessari e idonei dispositivi di protezione individuale, sentito il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e il medico competente, ove presente;
e)  prendere le misure appropriate affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico;
f)  richiedere l'osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di igiene del lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuali messi a loro disposizione;
g)  inviare i lavoratori alla visita medica entro le scadenze previste dal programma di sorveglianza sanitaria e richiedere al medico competente l’osservanza degli obblighi previsti a suo carico nel presente decreto;
g-bis)  nei casi di sorveglianza sanitaria di cui all’ articolo 41, comunicare tempestivamente al medico competente la cessazione del rapporto di lavoro;
h)  adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa;
i)  informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni prese o da prendere in materia di protezione;
l)  adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli articoli 36 e 37;
m)  astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato;
n)  consentire ai lavoratori di verificare, mediante il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, l'applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute;
o)  consegnare tempestivamente al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, su richiesta di questi e per l'espletamento della sua funzione, copia del documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), anche su supporto informatico come previsto dall'articolo 53, comma 5, nonché consentire al medesimo rappresentante di accedere ai dati di cui alla lettera r). Il documento è consultato esclusivamente in azienda;
p)  elaborare il documento di cui all'articolo 26, comma 3 anche su supporto informatico come previsto dall’ articolo 53, comma 5, e, su richiesta di questi e per l'espletamento della sua funzione, consegnarne tempestivamente copia ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. Il documento è consultato esclusivamente in azienda;
q)  prendere appropriati provvedimenti per evitare che le misure tecniche adottate possano causare rischi per la salute della popolazione o deteriorare l'ambiente esterno verificando periodicamente la perdurante assenza di rischio;
r)  comunicare in via telematica all’INAIL e all’IPSEMA, nonché per loro tramite, al sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro di cui all’ articolo 8, entro 48 ore dalla ricezione del certificato medico, a fini statistici e informativi, i dati e le informazioni relativi agli infortuni sul lavoro che comportino l’assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell’evento e, a fini assicurativi, quelli relativi agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a tre giorni. L’obbligo di comunicazione degli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a tre giorni si considera comunque assolto per mezzo della denuncia di cui all’ articolo 53 del testo unico delle disposizioni per l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124;
s)  consultare il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza nelle ipotesi di cui all'articolo 50;
t)  adottare le misure necessarie ai fini della prevenzione incendi e dell'evacuazione dei luoghi di lavoro, nonché per il caso di pericolo grave e immediato, secondo le disposizioni di cui all'articolo 43. Tali misure devono essere adeguate alla natura dell'attività, alle dimensioni dell'azienda o dell'unità produttiva, e al numero delle persone presenti;
u)  nell'ambito dello svolgimento di attività in regime di appalto e di subappalto, munire i lavoratori di apposita tessera di riconoscimento, corredata di fotografia, contenente le generalità del lavoratore e l'indicazione del datore di lavoro;
v)  nelle unità produttive con più di 15 lavoratori, convocare la riunione periodica di cui all'articolo 35;
z)  aggiornare le misure di prevenzione in relazione ai mutamenti organizzativi e produttivi che hanno rilevanza ai fini della salute e sicurezza del lavoro, o in relazione al grado di evoluzione della tecnica della prevenzione e della protezione;
aa)  comunicare in via telematica all’INAIL e all’IPSEMA, nonché per loro tramite, al sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro di cui all’ articolo 8, in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; in fase di prima applicazione l’obbligo di cui alla presente lettera riguarda i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori già eletti o designati;
bb)  vigilare affinché i lavoratori per i quali vige l'obbligo di sorveglianza sanitaria non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità.
1-bis.  L’obbligo di cui alla lettera r) del comma 1, relativo alla comunicazione a fini statistici e informativi dei dati relativi agli infortuni che comportano l’assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell’evento, decorre dalla scadenza del termine di dodici mesi dall’adozione del decreto di cui all’ articolo 8, comma 4.
2.  Il datore di lavoro fornisce al servizio di prevenzione e protezione ed al medico competente informazioni in merito a:
a)  la natura dei rischi;
b)  l'organizzazione del lavoro, la programmazione e l'attuazione delle misure preventive e protettive;
c)  la descrizione degli impianti e dei processi produttivi;
d)  i dati di cui al comma 1, lettera r), e quelli relativi alle malattie professionali;
e)  i provvedimenti adottati dagli organi di vigilanza.
3.  Gli obblighi relativi agli interventi strutturali e di manutenzione necessari per assicurare, ai sensi del presente decreto legislativo, la sicurezza dei locali e degli edifici assegnati in uso a pubbliche amministrazioni o a pubblici uffici, ivi comprese le istituzioni scolastiche ed educative, restano a carico dell'amministrazione tenuta, per effetto di norme o convenzioni, alla loro fornitura e manutenzione. In tale caso gli obblighi previsti dal presente decreto legislativo, relativamente ai predetti interventi, si intendono assolti, da parte dei dirigenti o funzionari preposti agli uffici interessati, con la richiesta del loro adempimento all'amministrazione competente o al soggetto che ne ha l'obbligo giuridico.
3-bis.  Il datore di lavoro e i dirigenti sono tenuti altresì a vigilare in ordine all’adempimento degli obblighi di cui agli articoli 19, 20, 22, 23, 24 e 25, ferma restando l’esclusiva responsabilità dei soggetti obbligati ai sensi dei medesimi articoli qualora la mancata attuazione dei predetti obblighi sia addebitabile unicamente agli stessi e non sia riscontrabile un difetto di vigilanza del datore di lavoro e dei dirigenti.
 

Provvedimento del 10 luglio 2014

Registro dei provvedimenti

n. 366 del 10 luglio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso al Garante, presentato in data 9 aprile 2014, nei confronti di Istituto Superiore XX con il quale XY, docente presso il citato istituto scolastico, rappresentata e difesa dagli avvocati Domenico, Francesco e Ernesto Maria Cirillo, ha chiesto, ribadendo l'istanza già avanzata, ai sensi degli artt. 7 e 8 d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), la conferma dell'esistenza di dati personali che la riguardano rilevati attraverso il sistema di videosorveglianza recentemente installato nell'istituto e la loro comunicazione in forma intelligibile, nonché di conoscere l'origine di tali dati, le finalità, le modalità e la logica del trattamento,  gli estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento, nonché i soggetti cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza; rilevato che la ricorrente, lamentando la violazione delle disposizioni del Codice in ordine alle modalità di trasmissione della comunicazione del 20 febbraio 2014 (nella quale si chiedeva di giustificare un suo presunto ritardo), che le sarebbe stata consegnata "non imbustata e senza alcuna accortezza che impedisse la lettura del contenuto alla persona incaricata" della consegna, ha manifestato una sostanziale opposizione al loro ulteriore trattamento; rilevato che la ricorrente ha anche chiesto la liquidazione in proprio favore delle spese del procedimento; 

VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 10 aprile 2014 con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste dell' interessata, nonché la nota del 5 giugno 2014 con cui è stata disposta, ai sensi dell'art. 149 comma 7 del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota datata 18 aprile 2014 con cui il titolare del trattamento ha sostenuto che l'installazione del sistema di videosorveglianza in questione si è resa necessaria esclusivamente per motivi di "sicurezza e prevenzione da effrazioni, intrusioni, danneggiamenti e furti" di cui l'istituto è costantemente oggetto ed è stata effettuata in conformità con quanto disposto dal Codice ed in particolare del "Provvedimento in materia di videosorveglianza" dell'8 aprile 2010 (nel rispetto di principi di liceità, necessità, proporzionalità e finalità), nonché delle altre disposizioni applicabili in materia; rilevato che tale impianto, stanti i descritti presupposti, può essere lecitamente installato, pure in assenza del consenso degli interessati (art. 24 comma 1, lett. g) del Codice); inoltre,  come risulta dalla dichiarazione della società che lo ha installato e che ne cura la manutenzione, il sistema viene attivato e registra immagini dalle ore 19 alle ore 6.30, pertanto fuori dall'orario di lavoro, con automatica cancellazione delle immagini registrate dopo 24 ore (solari) dalla loro acquisizione; rilevato che le credenziali di accesso al videoregistratore digitali sono in possesso della Dirigente scolastica che accede alle immagini, esclusivamente in caso di effrazione non autorizzata o tentativo di furto o atti vandalici, solo per il buon fine delle indagini previa consegna alle Forze dell'Ordine; i componenti della RSU della scuola e i Rappresentanti in Consiglio di Istituto di Genitori e Studenti, possono verificare, in qualsiasi momento, alla presenza della Dirigente scolastica o di un suo collaboratore o delegato, "l'effettivo non funzionamento del sistema di videosorveglianza e lo spegnimento delle telecamere durante l'orario di lavoro"; rilevato con l'avviso n. 138, prot. 627 del 28 gennaio 2014, pubblicato all'albo e sul sito della scuola, i docenti,  gli alunni e loro famiglie e le RSU sono stati informati dell'installazione dell'impianto di videosorveglianza per le descritte finalità; in relazione, invece, alle contestate modalità di consegna alla ricorrente della comunicazione del 20 febbraio 2014, non avente contenuto riservato né contenente dati sensibili o rilievi disciplinari, la resistente ha dichiarato che la comunicazione in questione è stata consegnata in duplice copia "nelle modalità previste dalla normativa in piego per non renderne visibile il contenuto", di cui una "è stata trattenuta dalla docente, l'altra (…) firmata dalla stessa e riportata alla scrivente in piego, con il contenuto non visibile" e poi archiviata; rilevato che "la consegna materiale" della comunicazione "risulta essere avvenuta dunque ad opera di un'incaricata assegnata alla segreteria della dirigente firmataria" la quale, in virtù dei compiti assegnati, risultava incaricata del trattamento e "poteva legittimamente prenderne conoscenza"; sul punto, la resistente ha anche richiamato un recente provvedimento del Garante del 18 ottobre 2012 ("Consegna di comunicazioni ai lavoratori e misure per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali – doc. web n. 2174351) che proprio in un caso analogo ha disposto l'infondatezza del reclamo;

VISTA la nota del 16 giugno 2014 con cui la ricorrente si è dichiarata insoddisfatta del riscontro ricevuto ed ha ribadito le richieste oggetto di ricorso;

VISTA la nota dell'8 luglio 2014 con la quale la resistente ha dichiarato di non detenere immagini della ricorrente (né di tutti gli altri lavoratori o utenza),registrate mediante l'impianto di videosorveglianza in questione che infatti "è in funzione solo ed esclusivamente nelle ore di chiusura della scuola, allorquando all'interno di essa non si svolga alcuna attività lavorativa (didattica o amministrativa) o qualsiasi altra attività di altro tipo"; rilevato che la resistente ha fornito l'allegato al citato avviso n. 138, prot. 627 del 28/1/2014, contenente le regole e le modalità di utilizzo del sistema di videosorveglianza; la stessa resistente ha fornito anche la nomina del responsabile del trattamento e la designazione degli incaricati del trattamento, nonché la nota prot. 2661 del 15 aprile 2014 sottoscritta dal responsabile del trattamento e dalle due incaricate del trattamento inerente le modalità di trasmissione della comunicazione del 20 febbraio 2014;

RITENUTO, in ordine alle richieste riguardanti il sistema di videosorveglianza, di dover dichiarare, ai sensi dell'art. 149 comma 2 del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso avendo la resistente fornito, seppure solo nel corso del procedimento, un sufficiente riscontro; ciò, in quanto la stessa ha dichiarato di non detenere dati riferiti alla ricorrente registrati da tale impianto, puntualizzando anche che il sistema, installato al fine di tutelare l'edificio ed i beni scolastici da furti ed atti vandalici, rileva e registra le immagini fuori dall'orario di lavoro e le cancella automaticamente dopo 24 ore dalla loro acquisizione; rilevato che la resistente ha anche fornito risposta alle altre richieste formulate in ordine al funzionamento del sistema di videosorveglianza in questione;  

RITENUTO, infine, che in ordine alle contestate modalità di trasmissione della comunicazione del 20 febbraio 2014 non emergono dall'istruttoria profili di illiceità del trattamento dei dati effettuato dal titolare del trattamento; ciò, considerato che la comunicazione in questione non contiene dati sensibili e risulta essere stata consegnata da persona incaricata del trattamento, assegnata alla segreteria del soggetto firmatario della nota che poteva, pertanto, legittimamente prenderne conoscenza in ragione dei compiti assegnati; considerato inoltre, che la comunicazione redatta in duplice copia è stata trasmessa con le modalità del piego, di cui una copia consegnata direttamente all'interessata e l'altra, sottoscritta da quest'ultima per ricezione è stata riconsegnata alla dirigente firmataria della stessa, sempre in piego, e poi archiviata; ritenuto, pertanto, alla luce di quanto esposto, che la resistente ha utilizzato una forma di comunicazione sufficientemente individualizzata idonea a prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali e che pertanto l'opposizione al trattamento deve essere dichiarata infondata;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l'ammontare delle spese inerenti l'odierno ricorso nella misura di euro 500, considerati gli adempimenti connessi alla presentazione del medesimo e ritenuto di porli a carico dell'Istituto Superiore XX nella misura di euro 200, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla conferma dell'esistenza e alla comunicazione in forma intelligibile dei dati personali rilevati mediante l'impianto di videosorveglianza in esame, nonché in ordine alle restanti richieste formulate in relazione al funzionamento di tale impianto;

b) dichiara infondata la restante opposizione al trattamento riferita alla comunicazione del 20 febbraio 2014;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento che vengono posti, nella misura di 200 euro, a carico dell'Istituto Superiore XX, il quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 10 luglio 2014 

IL PRESIDENTE Soro

IL RELATORE Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE Busia

1.  Per gli scioperi di durata inferiore alla giornata lavorativa le relative trattenute sulle retribuzioni possono essere limitate all'effettiva durata dell'astensione dal lavoro. In tal caso la trattenuta per ogni ora è pari alla misura oraria, senza le maggiorazioni del 15 per cento e del 30 per cento, del compenso per il lavoro straordinario, aumentata della quota corrispondente agli emolumenti a qualsiasi titolo dovuti e non valutati per la determinazione della tariffa predetta.
2.  Il comma 1 non può trovare applicazione qualora, trattandosi di lavoro basato sull'interdipendenza funzionale di settori, reparti, servizi e uffici, oppure, riferito a turni od attività integrate, lo sciopero limitato ad una o più ore lavorative produca effetti superiori o più prolungati rispetto a quelli derivanti dalla limitata interruzione del lavoro.
3.  Con decreto ministeriale, sentito il Consiglio di amministrazione, possono preventivamente stabilirsi i casi in cui la trattenuta sulle retribuzioni debba essere determinata sulla base di quanto previsto dal comma 1.
4.  Con decreto ministeriale, sentito il Consiglio di amministrazione, nonché le organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative sul piano nazionale sono stabiliti i casi in cui la trattenuta sulle retribuzioni debba essere determinata sulla base di quanto previsto dal comma 2.

Registro dei provvedimenti

n. 53 del 1° febbraio 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTO il reclamo presentato da XX concernente il trattamento di dati personali riferiti all'interessato effettuato da Sicily by Car S.p.A.;

VISTO il d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito "Codice");

VISTE le "Linee guida per posta elettronica e internet", adottate con provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007 (pubblicato nella G.U. 10 marzo 2007, n. 58);

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1.1. Il reclamo nei confronti della società.

Con reclamo pervenuto il 23 dicembre 2016 il Sig. XX ha chiesto all'Autorità di disporre il blocco o il divieto del trattamento effettuato da Sicily by Car S.p.A. (di seguito: la società), ritenuto illecito, di dati personali a sé riferiti contenuti nella casella di posta elettronica (XX) assegnatagli nell'ambito del rapporto di lavoro allo stato non più in essere, con particolare riferimento ai dati esterni ed al contenuto di alcune email conservate e utilizzate dalla società al fine di elevare una contestazione disciplinare.

Più specificamente, il reclamante ha rappresentato che in data 14 novembre 2016 la società ha contestato in sede disciplinare, all'esito di "verifiche effettuate dal responsabile amministrativo", l'invio di alcune email a colleghi di lavoro ˗ "nel periodo che va dal mese di luglio al mese di ottobre 2015" ˗ utilizzando il menzionato account di posta elettronica e "rinvenute nel server aziendale" (cfr. reclamo cit., All. 1 "Contestazione di addebiti ex art. 7 dello statuto dei lavoratori"). Successivamente, avendo avuto accesso alla copia delle email oggetto di contestazione, il reclamante ha verificato che la raccolta delle comunicazioni elettroniche scambiate con i colleghi si è estesa fino al gennaio 2016. Quanto al contenuto delle email, questo sarebbe stato caratterizzato "dagli evidenti toni personali […] espressione di goliardia e […] ironia fra colleghi" (cfr. reclamo cit., p. 2). Tale attività di raccolta (e successivo trattamento) delle email da parte della società sarebbe inoltre avvenuto in assenza di informativa circa le specifiche politiche aziendali adottate in proposito.

1.2. La società, in risposta alla richiesta di elementi formulata dall'Ufficio, ha dichiarato che:

a. "le comunicazioni e-mail successivamente utilizzate per la contestazione disciplinare […] sono state rinvenute in occasione di un accesso tramite server aziendale alla casella di posta elettronica di un altro dipendente […], che era uno dei destinatari delle predette e-mail" (cfr. nota 25.5.2017, p. 4);

b. a seguito della relazione presentata nel giugno 2016 dall'advisor incaricato dalla società di "verificare la fattibilità del possibile utilizzo, nell'attività e quindi nella contabilità aziendale, dei principi contabili internazionali al posto di quelli nazionali […] sono emerse rilevanti non conformità nella tenuta della contabilità […]"(cfr. nota cit., p. 4 e 5);

c. la società ha conseguentemente proceduto alla "ricerca della documentazione necessaria, da un canto, per la verifica dei conti e, dall'altro, per comprovare le responsabilità personali di chi […] aveva dato causa alla riscontrata non correttezza della contabilità negli esercizi in esame […]" (cfr. nota cit., p. 5);

d. "in occasione di tale consultazione […] sono state rinvenute le e-mail poste, in uno ad altre rilevanti circostanze, a base della contestazione disciplinare e del licenziamento" (cfr. nota cit., p. 5);

e. le e-mail scambiate dal reclamante sono state ritenute "tendenti a destabilizzare l'intero ufficio contabilità […], a mortificare il lavoro svolto […], a denigrare pesantemente l'azienda [e] dimostrano che il reclamante con la sua condotta […] ha consentito il perseverare di gravi errori nella redazione dei bilanci […]"(cfr. nota cit., p. 6);

f. il trattamento effettuato sarebbe pertanto legittimo in quanto preordinato "alla tutela degli interessi dell'impresa (anche di protezione del patrimonio aziendale) e all'esercizio del potere disciplinare del datore di lavoro" (cfr. nota cit., p. 7);

g. a seguito del licenziamento del reclamante la società "ha provveduto ad attivare un sistema di risposta automatica che invitava il mittente a inviare future comunicazioni" ad un diverso indirizzo aziendale; inoltre in vista delle "richiamate ragioni di tutela aziendale e di difesa giudiziale […] sono state effettuate operazioni di sola lettura sulle e-mail in ingresso sull'account aziendale del [reclamante] per un periodo […] inferiore a sei mesi (oggi del tutto terminato), dopo la sospensione cautelare del rapporto di lavoro e il successivo licenziamento" (cfr. nota cit., p. 7 e 8);

h. relativamente alle modalità con le quali è stata fornita un'informativa ai dipendenti circa le modalità consentite di utilizzo della posta elettronica e del pc aziendale, la società ha fornito una "informativa personalizzata inserita nella lettera di designazione quale incaricato del trattamento" nonché reso noto il menzionato "Disciplinare interno sull'utilizzo delle risorse informatiche aziendali" (cfr. nota cit., p. 9);

i. con il menzionato Disciplinare interno la società ha "vieta[to] la tenuta nella rete interna di file non attinenti all'attività lavorativa […] e prescri[tto] che i dispositivi hardware e software concessi in uso dalla società – e quindi anche gli account e-mail aziendali – devono essere utilizzati solo per scopi aziendali";

j. quanto alla normativa in materia di controlli a distanza (art. 4, legge 20.5.1970, n. 300) la società ha dichiarato di "non [aver] attivato alcun tipo di controllo o controllo automatizzato del lavoratore"; pertanto le procedure ivi previste non sono state attivate (cfr. nota cit., p. 11).

1.3. Con nota di replica pervenuta il 19.6.2017 il reclamante ha ribadito le richieste già avanzate all'Autorità, rappresentando ˗ tra l'altro ˗ che "il range di ricerca sulle email contestate", inizialmente individuato tra i mesi di luglio/ottobre 2015 (con lettera di contestazione disciplinare), è stato successivamente esteso dalla società "a tutto l'anno 2015" (nella lettera di licenziamento del 23.11.2016) e, secondo quanto rappresentato in un ulteriore documento depositato nel giudizio di impugnazione del licenziamento incardinato dinnanzi all'autorità giudiziaria competente, anche all'anno 2016 (cfr. nota 19.6.2017, p. 2). Successivamente il reclamante ha inoltrato all'Autorità copia dell'ordinanza del Tribunale di Palermo, Sezione lavoro, 21 giugno 2017 che, disponendo l'annullamento del licenziamento del reclamante, ha tra l'altro stabilito che "l'estrazione dal server aziendale delle predette mail inviate dal ricorrente dal suo account aziendale non appare giustificata – che sia stata o meno effettuata dalla posta [di altro dipendente] – in relazione alle motivazioni addotte dalla società […]"; inoltre "nel merito, il contenuto delle mail […] non appare avere alcuna rilevanza disciplinare, trattandosi di comunicazioni private scambiate tra colleghi con tono scherzoso e senza che ne emerga alcun intento destabilizzante o denigratorio, anche in considerazione del fatto che dovevano essere lette solo dai destinatari che partecipavano alla conversazione […]"; "il ricorrente poneva in essere con lo spedirle [le email oggetto di contestazione] una condotta disciplinarmente irrilevante (anche a mente del regolamento depositato in atti dalla convenuta, peraltro non sottoscritto e, quindi, non valutabile come documento, stante la contestazione relativa alla sua stessa esistenza)".

1.4. Con successiva nota pervenuta il 3.11.2017, la società – rispondendo ad una richiesta di integrazioni e chiarimenti formulata dall'Ufficio – ha precisato che:

a. "gli account aziendali assegnati ai dipendenti […] vengono configurati all'interno del server aziendale, sito nell'apposita sala server presso la sede della società. […] a ciascuna casella email corrisponde un database, residente sul server, il quale raccoglie e conserva tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dalla casella medesima" (cfr. nota 3.11.2017, p. 3);

b. "la finalità per cui è stata adottata la decisione di utilizzare il server aziendale per la gestione delle email [è] principalmente riconducibile alla determinante importanza delle comunicazioni per via telematica in un'attività come quella esercitata dalla [società]. Si pensi alle email scambiate con i tour operator […], i clienti […], i fornitori […], le compagnie assicurative […], i professionisti […], nonché tra i diversi uffici della società" (cfr. nota cit., p. 3);

c. "il server allocato all'interno della rete locale della sede societaria […] consente lo svolgimento continuativo del lavoro anche quando si verificano malfunzionamenti della linea internet; infatti […] in tali circostanze ogni operatore può […] continuare a lavorare in modalità offline, anche accedendo alla propria corrispondenza pregressa […]" (cfr. nota cit., p. 3);

d. quanto ai tempi di conservazione delle email in transito sugli account di posta elettronica aziendale, in base a "nuove misure" introdotte "recentemente" e allo stato in essere, "le e-mail dei dipendenti sono conservate […] sino a un mese dopo la cessazione del rapporto di lavoro per gli impiegati e sino a dodici mesi dopo la cessazione del rapporto di lavoro per i dirigenti o altre figure apicali. L'esigenza di conservazione delle suddette e-mail è strettamente correlata all'importanza nell'attività della [società] delle comunicazioni per via telematica, che molto spesso hanno significativa rilevanza giuridica e commerciale" (cfr. nota cit., p. 4); invece "all'epoca del licenziamento del reclamante […] non erano ancora stati prefissati tempi massimi per la conservazione sul server della posta elettronica in transito sugli account dei dipendenti" (cfr. nota cit., p. 5);

e. oltre alla necessità che tali comunicazioni e-mail siano accessibili agli intestatari degli account "per ragioni di efficienza aziendale […] è […] comprensibile che possa sorgere l'esigenza di dimostrare – anche in giudizio e anche dopo tempo – l'avvenuto invio o la ricezione di uno o più messaggi di posta elettronica (ad esempio, nell'ambito di contenziosi relativi ad accordi conclusi tramite scambio di corrispondenza e-mail, oppure riguardanti inadempimenti di incarichi conferiti con l'invio di disposizioni per via telematica, oppure ancora in relazione a contenziosi nascenti da reclami di clienti […])" (cfr. nota cit., p. 4 e 5);

f. i soggetti autorizzati ad accedere alle email conservate sul server aziendale sono: "il titolare dell'account, in forza della lettera di designazione quale incaricato del relativo trattamento"; "gli amministratori di sistema, per finalità tecniche"; "altri soggetti di volta in volta specificamente autorizzati per iscritto dal titolare del trattamento […] per le finalità previste dalla legge e, particolarmente, per quelle di difesa in giudizio o di perseguimento di un legittimo interesse […]" (cfr. nota cit., p. 6);

g. il "Disciplinare interno sull'utilizzo delle risorse informatiche aziendali" è stato adottato il 4 marzo 2010 e in pari data "trasmesso […] alla scrivente società e precisamente alla casella di posta elettronica [assegnata al reclamante] in ragione del ruolo rivestito in azienda"; il documento è stato "affisso in bacheca" ed ha "costituito uno degli argomenti trattati durante i corsi di formazione e di aggiornamento che la società organizza periodicamente per i propri dipendenti" (cfr. nota cit., p. 6 e 7);

h. per quanto riguarda la procedura relativa agli account di posta elettronica aziendale assegnati ai dipendenti dopo l'interruzione del rapporto di lavoro, le "nuove misure oggi attuate […] prevedono che alla data della cessazione del rapporto di lavoro venga disattivato l'account […]. Pertanto, nel caso di tentativo di invio di una comunicazione alla casella disattivata il mittente riceve un messaggio di mancato recapito"; diversamente, all'epoca dei fatti oggetto di reclamo, "la disattivazione […] avveniva ancora in due distinte fasi: in un primo momento veniva transitoriamente attivato un sistema di autoreply al fine di rendere noto ai mittenti un altro indirizzo e-mail a cui inviare le future comunicazioni; in una seconda fase veniva definitivamente disattivato l'account e, a quel punto, in caso di tentato invio il mittente riceveva un messaggio di mancato recapito" (cfr. nota cit., p. 7).

2. L'esito dell'istruttoria.

All'esito dell'esame delle dichiarazioni rese all'Autorità nel corso del procedimento ˗ della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell'art. 168 del Codice ˗ nonché della documentazione acquisita, risulta che la società in qualità di titolare ha effettuato (e tutt'ora effettua) operazioni di trattamento di dati personali riferiti al reclamante ˗ nonché agli altri dipendenti ˗ che risultano per alcuni profili non conformi alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, nei termini di seguito descritti.

3. Trattamenti di dati effettuati sull'account di posta elettronica aziendale.

Emerge dagli atti che la società, nel corso dell'effettuazione di controlli sul contenuto della corrispondenza elettronica del responsabile amministrativo all'epoca dei fatti (disposti a seguito della ricezione di una relazione commissionata ad una società di consulenza e revisione), ha trattato i dati personali del reclamante (che svolgeva le funzioni di responsabile finanziario) contenuti nelle email in entrata e in uscita sull'account di posta elettronica aziendale a questi assegnato – individualizzato con nome e cognome – scambiate con alcuni colleghi di lavoro e collaboratori. Tali dati personali, raccolti nel corso del 2015 e del 2016, sono stati utilizzati per effettuare una contestazione disciplinare.

Tale trattamento è stato reso possibile dalla circostanza che la società conserva sul server aziendale tutte le comunicazioni elettroniche spedite e ricevute sugli account assegnati ai propri dipendenti (qualsiasi mansione essi svolgano), per l'intera durata del rapporto di lavoro ed anche successivamente all'interruzione dello stesso (v. precedente punto 1.4., lett. a. e d.), in vista del prospettato accesso anche al contenuto delle stesse materialmente effettuato da soggetti di volta in volta "autorizzati" (v. precedente punto 1.4., lett. f.). Ciò anche in vista di futuri ed eventuali contenziosi, consentendo così alla società di precostituire elementi utili alla difesa in giudizio ed alla tutela dei propri diritti (v. precedente punto 1.4., lett. d. e e.). Il flusso di email scambiate su ciascun account aziendale è altresì memorizzato per consentirne la consultazione da parte degli stessi dipendenti (ciascuno ai propri dati).

3.1. L'informativa all'interessato.

In relazione ai descritti trattamenti, in primo luogo, non risulta che la società abbia informato il reclamante ˗ e gli altri dipendenti ˗ circa modalità e finalità della descritta attività di raccolta e conservazione dei dati relativi all'utilizzo della posta elettronica, né con informativa individualizzata né con la messa a disposizione della policy aziendale.

In proposito, infatti, si rileva che la lettera di designazione del reclamante quale incaricato del trattamento (datata 3.12.2012) reca tra l'altro la seguente indicazione: "Le risorse hardware e software devono essere utilizzate solo per scopi aziendali o per altri usi espressamente autorizzati" (cfr. All. 3, nota della società 25.5.2017), mentre il "Disciplinare interno sull'utilizzo delle risorse informatiche aziendali" asseritamente adottato il 4 marzo 2010, nella sezione relativa alle "Norme specifiche per l'utilizzo di internet e della posta elettronica" si limita ad avvisare i dipendenti che "potranno essere effettuati controlli sull'utilizzo illecito delle risorse aziendali ed in caso di violazione l'Azienda si riserva la possibilità di adottare le necessarie sanzioni con le modalità e i limiti previsti dallo Statuto dei lavoratori e dai CCNL applicabili" (cfr. All. 2, nota della società 25.5.2017, di cui peraltro non risulta provata la consegna al reclamante, posto che con la email 4.3.2010 ci si è limitati a chiedere allo stesso l'inoltro all'amministratore di sistema del documento allegato: v. All. 1, nota della società 3.11.2017).

All'interno di tali documenti non v'è dunque alcun riferimento alla conservazione sui server aziendali ˗ per tutta la durata del rapporto di lavoro ed anche oltre la cessazione dello stesso (si veda infra punto 3.2.) ˗ di tutte le email scambiate nel corso dell'attività lavorativa, né delle finalità e modalità di conservazione e di accesso della società a tale database. Non sono inoltre state rese note le specifiche attività di controllo ˗ indicando dettagliatamente modalità e procedure adottate ˗ che il datore di lavoro si riserva di effettuare sui dati raccolti nel corso dell'attività lavorativa (con particolare riferimento alla possibilità di accedere al contenuto di tutte le comunicazioni elettroniche scambiate).

Ciò risulta in contrasto con l'obbligo posto in capo al titolare del trattamento di fornire una preventiva informativa all'interessato in ordine alle caratteristiche essenziali dei trattamenti effettuati nonché con il principio di correttezza (in relazione agli articoli 11, comma 1, lett. a) e 13 del Codice; cfr. altresì sul punto Provv. 1° marzo 2007, n. 13,  "Linee guida per posta elettronica e internet", citate in premessa, spec. punto 3.1. "Grava […] sul datore di lavoro l'onere di indicare […], chiaramente e in modo particolareggiato, quali siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengano effettuati controlli"; medesime conclusioni in European Court of Human Rights, Grand Chamber, case of Bărbulescu v. Romania, Application no. 61496/08, 5 September 2017, spec. n. 140).

In relazione al prospettato accesso alle email raccolte da parte dell'amministratore di sistema per non meglio specificate "finalità tecniche" (v. precedente punto 1.4., lett. f.), si rammenta che l'informativa ai dipendenti deve altresì indicare le operazioni di trattamento che possono essere effettuate dall'amministratore di sistema per finalità connesse alla fornitura del servizio (cfr. anche Provv. 27 novembre 2008, in G.U. n. 300 del 24 dicembre 2008, modificato con provvedimento del 25 giugno 2009, "Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema", doc. web n. 1577499, spec. n. 2, lett. c) e f) del dispositivo. In base a tale provvedimento il titolare è altresì tenuto ad adottare sistemi che registrino gli "accessi logici (autenticazione informatica) ai sistemi di elaborazione e agli archivi elettronici da parte degli amministratori di sistema").

3.2. Liceità, necessità e proporzionalità del trattamento. Conservazione dei dati.

La conservazione sistematica dei dati esterni e del contenuto di tutte le comunicazioni elettroniche scambiate dai dipendenti attraverso gli account aziendali, allo scopo di poter ricostruire gli scambi di comunicazioni tra gli uffici interni nonché tutti i rapporti intrattenuti con gli interlocutori esterni (clienti, fornitori, enti assicurativi, tour operator), anche in vista di possibili contenziosi, effettuata da soggetti diversi dal titolare della specifica casella di posta elettronica per l'intera durata del rapporto di lavoro e successivamente all'interruzione dello stesso, non risulta altresì conforme ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento (v. artt. 3, 11, comma 1, lett. a) e d) del Codice).

La legittima necessità di assicurare l'ordinario svolgimento e la continuità dell'attività aziendale nonché di provvedere alla dovuta conservazione di documentazione in base a specifiche disposizioni dell'ordinamento è assicurata, in primo luogo, dalla predisposizione di sistemi di gestione documentale con i quali ˗ attraverso l'adozione di appropriate misure organizzative e tecnologiche ˗ individuare i documenti che nel corso dello svolgimento dell'attività lavorativa devono essere via via archiviati con modalità idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità prescritte dalla disciplina di settore applicabile (si veda quanto stabilito dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; parimenti i documenti che rivestano la qualità di "scritture contabili" devono essere memorizzati e conservati con modalità determinate: artt. 2214 c.c.; artt. 43 e 44, d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82, "Codice dell'amministrazione digitale"). I sistemi di posta elettronica, per loro stessa natura, non consentono di assicurare tali caratteristiche.

Pertanto lo scopo di predisporre strumenti per l'ordinaria ed efficiente gestione dei flussi documentali aziendali può ben essere perseguito ˗ conformemente alle disposizioni vigenti oltre che più efficacemente ˗ con strumenti meno invasivi per il diritto alla riservatezza dei dipendenti e dei terzi, rispetto alla sopra descritta attività di sistematica ed estesa conservazione delle comunicazioni elettroniche, che risulta pertanto non necessaria né proporzionata rispetto allo scopo.

Come si evince infatti dal caso oggetto di reclamo, attraverso l'accesso ai contenuti delle email scambiate tra colleghi e collaboratori, la società ha ricostruito lo scambio di comunicazioni anche di natura privata, destinate a rimanere all'interno della cerchia dei soggetti partecipanti alle comunicazioni.

Inoltre si osserva che il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose, non ad astratte e indeterminate ipotesi di possibile difesa o tutela dei diritti, posto che tale estensiva interpretazione ˗ avanzata dalla società ˗ risulterebbe elusiva delle disposizioni sui criteri di legittimazione del trattamento (v. artt. 23 e 24 del Codice; si vedano anche i provv.ti 19 marzo 2015, doc. web n. 4039439, 20 febbraio 2014, doc. web n. 3115239 e 4 giugno 2009, doc. web n. 1629029).

Risulta inoltre non conforme ai principi di necessità, pertinenza e non eccedenza (in relazione agli artt. 3 e 11, comma 1, lett. d) e e) del Codice) la conservazione dei predetti dati, in relazione alle descritte eterogenee finalità, per tutta la durata del rapporto di lavoro e anche successivamente all'interruzione dello stesso, al fine di consentirne l'accesso al datore di lavoro nei termini su esposti. Ciò sia con riferimento alla prassi vigente al momento dei fatti oggetto di reclamo ˗ ossia  la conservazione senza fissazione di alcun limite temporale ˗ sia in relazione ai termini allo stato fissati dalla società (rispettivamente uno e dodici mesi dopo la cessazione del rapporto per impiegati e dirigenti/figure apicali: v. precedente punto 1.4., lett. d.).

Diversa valutazione riguarda invece la prevista messa a disposizione del dipendente dell'intero archivio delle email scambiate tramite il proprio account aziendale. Tale facoltà, che rientra tra le modalità di messa a disposizione degli strumenti di lavoro, può ˗ se del caso ˗ essere oggetto di istruzioni da parte del datore di lavoro (ad es. individuando limiti temporali di conservazione anche diversificati in base alle funzioni svolte e coerenti con i limiti di spazio a disposizione e/o fornendo indicazioni sulla necessità di effettuare periodicamente la selezione e cancellazione dei messaggi conservati, al fine di evitare eccessivi appesantimenti del sistema di gestione della posta elettronica).
Resta fermo che al database relativo al singolo account, così costituito, può avere accesso (anche effettuando le operazioni consentite dal sistema) solo l'interessato, intestatario dell'account stesso. Resta fermo altresì che in relazione alle attività di raccolta e conservazione necessarie a consentire le operazioni di trattamento da parte dell'interessato, il titolare è tenuto ad osservare quanto stabilito dall'Autorità con il citato Provvedimento 27 novembre 2008 sugli amministratori di sistema.

Si rammenta che l'Autorità si è pronunciata sulle condizioni di liceità di alcuni trattamenti di dati tratti dall'utilizzo di strumenti di lavoro, tra cui la posta elettronica, per finalità di sicurezza dei sistemi e di gestione dei servizi (v. Provv. n. 303 del 13.7.2016, doc. web n. 5408460, spec. par. 4.2., 4.3. e 5, anche con riferimento ai tempi di conservazione, con il quale sono stati indicati tra i "sistemi e le misure che […] consentono il fisiologico e sicuro funzionamento al fine di garantire un elevato livello di sicurezza della rete aziendale messa a disposizione del lavoratore" i "sistemi di logging per il corretto esercizio del servizio di posta elettronica, con conservazione dei soli dati esteriori, contenuti nella cosiddetta "envelope" del messaggio, per una breve durata non superiore comunque ai sette giorni").

3.3. La disciplina lavoristica.

La raccolta sistematica delle comunicazioni elettroniche in transito sugli account aziendali dei dipendenti in servizio, la loro memorizzazione per un periodo non predeterminato e comunque, allo stato, amplissimo e la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto e in termini generali ˗ quali la difesa in giudizio o il perseguimento di un legittimo interesse ˗ consente alla società di effettuare il controllo dell'attività dei dipendenti.

Ciò risulta in contrasto con la disciplina di settore in materia di controlli a distanza (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e 114 del Codice e art. 4, legge 20.5.1970, n. 300). Tale disciplina infatti, pure a seguito delle modifiche disposte con l'art. 23 del decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151, non consente l'effettuazione di attività idonee a realizzare il controllo massivo, prolungato e indiscriminato dell'attività del lavoratore (v. Linee guida per posta elettronica e internet citate in premessa, spec. par. 4, 5.2. lett. b) e 6; Consiglio di Europa, Raccomandazione del 1 aprile 2015, CM/Rec(2015)5, spec. princ. 14).

Inoltre il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità (v., tra gli altri, Provv. n. 139 del 7 aprile 2011, doc. web n. 1812154; Provv. n. 308 del 21.7.2011, doc. web n. 1829641; Provv. 23 dicembre 2010, doc. web n. 1786116; si veda in proposito Cass. 31.3.2016, n. 13057, laddove si afferma che qualora "siano attivate caselle di posta elettronica – protette da password personalizzate – a nome di uno specifico dipendente, quelle «caselle» rappresentano il domicilio informatico proprio del dipendente […]. La casella rappresenta uno «spazio» a disposizione – in via esclusiva – della persona, sicché la sua invasione costituisce, al contempo, lesione della riservatezza"). Tanto più che l'assenza di una esplicita policy al riguardo può determinare una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione (cfr. Linee guida per posta elettronica e internet, cit., spec. 3; 5.2. lett. b), e 6.1.).

3.4. Trattamenti effettuati sulla posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Disattivazione account.

Con riferimento ai trattamenti effettuati sulla posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro, come già precisato dal Garante in precedenti occasioni, in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali, gli account riconducibili a persone identificate o identificabili devono essere rimossi previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all'attività professionale del titolare del trattamento. L'interesse del titolare ad accedere alle informazioni necessarie all'efficiente gestione della propria attività, pertanto, deve essere contemperato con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte dei dipendenti nonché dei terzi (v. provv.ti 30 luglio 2015, n. 456, doc. web n. 4298277; 5 marzo 2015, n. 136, doc. web n. 3985524 e 27 novembre 2014, n. 551, doc. web n. 3718714).

Non risulta conforme ai suesposti principi la procedura adottata dalla società a seguito del licenziamento del reclamante, consistente nella raccolta e accesso alle "e-mail in ingresso sull'account aziendale […] per un periodo […] inferiore a sei mesi" (v. precedente punto 1.2., lett. g.). Ciò indipendentemente dall'attivazione di un messaggio di risposta automatico che indicava al mittente un diverso account aziendale da contattare, considerato che la formula adottata risulta per di più fuorviante in quanto reca l'indicazione (ai terzi) che la casella "è stata disattivata" (v. e-mail 6.3.2017, All. 10 nota del reclamante 19.6.2017).

Si prende altresì atto che, allo stato, la società avrebbe invece adottato un sistema coerente con quanto indicato in proposito dall'Autorità, posto che in caso di cessazione del rapporto di lavoro l'account viene "disattivato" con attivazione di un "messaggio di mancato recapito" in caso di tentato invio di una comunicazione elettronica sull'account (v. precedente punto 1.4., lett. h.).

Si rammenta infine che, come precisato dal Garante, la disattivazione deve essere realizzata "secondo modalità tali da inibire in via definitiva la ricezione in entrata di messaggi diretti al predetto account, nonché la conservazione degli stessi su server aziendali" (v. Provv. 5 marzo 2015, n. 136, doc. web n. 3985524).

3.5. Conclusioni: illiceità del trattamento.

Per i suesposti motivi, considerato che il trattamento dei dati personali effettuato dalla società sugli account di posta elettronica aziendale risulta illecito per violazione degli articoli 3, 11, comma 1, lett. a), d) ed e), 13 e 114 del Codice, si dispone il divieto di ulteriore trattamento dei predetti dati, fatta salva la conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti posti dall'articolo 160, comma 6, del Codice, in base al quale "la validità, l'efficacia e l'utilizzabilità di atti, documenti e provvedimenti nel procedimento giudiziario basati sul trattamento di dati personali, ancorché non conforme a disposizioni di legge o di regolamento, restano disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile e penale".

4. Aspetti sanzionatori.

L'Autorità si riserva di valutare, con autonomo procedimento, la sussistenza dei presupposti per la contestazione di violazioni amministrative nei confronti della società, in relazione all'omessa informativa agli interessati per i trattamenti effettuati attraverso il servizio di posta elettronica (v. precedente punto 3.1., in relazione all'art. 13 del Codice).

Si ricorda che, ai sensi dell'articolo 170 del Codice, chiunque, essendovi tenuto, non osserva il presente provvedimento di divieto è punito con la reclusione da tre mesi a due anni e che, ai sensi dell'articolo 162, comma 2-ter del Codice, in caso di inosservanza del medesimo provvedimento, è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila a centottantamila euro.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE

1. ritenuto illecito, nei termini di cui in motivazione (punto 3.5.), il trattamento di dati personali effettuato dalla società sugli account di posta elettronica aziendale in violazione degli articoli 3, 11, comma 1, lett. a), d) ed e), 13 e 114 del Codice, ai sensi degli articoli 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d), del Codice vieta l'ulteriore trattamento dei dati indicati in premessa, salva la loro conservazione per esclusiva finalità di tutela dei diritti in sede giudiziaria, nei limiti di cui all'articolo 160, comma 6 del Codice;

2. ai sensi dell'art. 157 del Codice, invita, altresì, entro 30 giorni dalla data di ricezione del presente provvedimento, a comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione a quanto vietato nel presente provvedimento e di fornire comunque un riscontro adeguatamente documentato. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta si sensi dell'articolo 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all'articolo 164 del Codice.

Ai sensi degli articoli 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 1° febbraio 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia