Chiarimenti sull'accesso alla posta elettronica di dipendenti sospesi dal servizio...

Ho alcuni (!) assistenti amministrativi (tra cui anche la d.s.g.a.) sospesi dal servizio dall'UCPD. Desidererei essere in possesso delle loro password di accesso ai "loro" pc, ai "loro" indirizzi di posta elettronica istituzionale; da parte mia non c'è alcuna intenzione di usare questi strumenti dal punto di vista disciplinare, ma c'è solo il desiderio di verificare che non arrivino al loro indirizzo comunicazioni importanti per la scuola (a solo titolo di esempio le comunicazioni delle agenzie viaggio che arrivavano ad una specifica a.a. oggi sospesa o qualche comunicazione alla d.s.g.a da parte dei revisori dei conti). Quali forme posso usare? Quali riferimenti normativi per ricordare che tali strumenti (pc e indirizzi di posta) non sono personali, ma della scuola? Segnalo che ho anche il sospetto che alcuni dipendenti abbiamo appositamente cancellato file importanti da cartelle condivise per rendere più gravoso il già difficile lavoro di chi li sostituirà. Potreste consigliarmi qualche forma di pressione per avere le opportune informazioni al riguardo con specifici riferimenti normativi?
Grazie