Privacy: alcune questioni legate all'utilizzo delle foto/video degli alunni ripresi in momenti di vita scolastica...

Sono dirigente di un Istituto comprensivo e con la presente richiedo il vostro parere in merito ad una questione in materia di privacy.

Alcuni genitori vorrebbero poter ricevere foto/video dei propri figli ripresi in momenti di vita scolastica (la questione si pone in special modo in occasione di ricorrenze quali il natale, carnevale, progetti didattici, gare, uscite, viaggi di istruzione, attività in classe ma anche extracurricolari, gare sportive etc).
Abbiamo dei quesiti da porvi con l'intento di rispondere a questa richiesta nel rispetto delle normative sulla privacy relativamente alla documentazione fotografica ed audio/video:

• In generale, è necessario richiedere l’autorizzazione ai genitori per poter effettuare riprese audio/foto/video agli alunni durante attività didattiche? E per pubblicarle sul sito della scuola?
• I minori possono essere fotografati/ripresi in gruppo oppure devono comparire singolarmente su ogni scatto/ripresa? Qualora sia consentito fotografare l'intero gruppo classe, sarebbe possibile procedere con un "invio massivo" (ad esempio tramite link di una cartella/sezione su Google Drive)?
• Se fosse possibile effettuare foto di gruppo, è necessario escludere dalla foto l’alunno il cui genitore non abbia dato il consenso, o è sufficiente coprirne il volto (anche con un “bollino”)?
• Le riprese devono essere fatte esclusivamente “di spalle”, anche se il genitore ha dato il consenso? Oppure, se possono essere fatte dal davanti, è necessario coprire i volti?
• Per la possibilità di effettuare foto e per la necessità di richiedere autorizzazione ai genitori, si fa distinzione tra gli alunni della scuola dell’infanzia, primaria e secondaria?
• Si fa distinzione tra attività didattiche curricolari, extracurricolari, gare sportive, feste, viaggi e uscite didattiche?
• È consentito effettuare riprese audio/video/foto di alunni con Disabilità, purchè sempre in situazioni “positive”?
• È possibile effettuare riprese audio di alunni durante attività didattiche curricolari (ed extracurricolari: progetti, gare…?) senza chiedere preventivamente autorizzazione ai genitori? Se sì, è possibile pubblicare detti audio sul sito della scuola? In questo caso, si conferma che senza autorizzazione del genitore non è possibile indicarne l’autore?
• È possibile pubblicare sul sito elaborati prodotti dagli alunni durante attività progettuali (cartelloni, modellini) indicando accanto il nome e cognome dell’autore? O è sempre necessario riportare solo le inziali? È possibile indicare la classe e il plesso accanto al nome e cognome completi o è consentito indicarli purchè insieme alle iniziali? In tutti questi casi è sempre necessario chiedere l’autorizzazione al genitore, o se si indicano solo le iniziali si prescinde?
• Molti genitori, soprattutto di scuola dell’infanzia, richiedono ai docenti di scattare foto o effettuare video ai loro figli durante attività didattiche. È possibile autorizzare i docenti, sempre che questi siano disponibili e sempre che ad essere ripreso sia solo l’alunno di cui il genitore abbia fatto la richiesta? In questo caso, è necessario farsi rilasciare autorizzazione scritta da parte dei genitori?
• In questo e negli altri casi, è possibile utilizzare smartphone personali dei docenti in mancanza di una macchina fotografica di proprietà dell'Istituto per effettuare scatti/riprese?
• Una volta acquisito il materiale audio/video, qual è il mezzo più idoneo per inviarlo ai genitori?
• I docenti possono inviare il materiale ai genitori tramite l'uso di applicazioni di messaggistica istantanea (come Whatsapp) installate sui device personali? In alternativa i docenti possono usare il proprio account di posta istituzionale (anche in piattaforma di Istituto come Google Suite) per inviare ai genitori tale materiale come allegato di posta elettronica?
• Nel caso in cui vengano utilizzati i dispositivi personali dei docenti, chi è il responsabile della mancata cancellazione del materiale a seguito di una violazione della sicurezza (es. furto dello smartphone, furto del PC dove si ha memorizzato l'account di posta istituzionale)?
• Quando sarà possibile, considerate le attuali restrizioni dovute all’emergenza, è possibile per i genitori che ne facciano richiesta, soprattutto all’infanzia, entrare nei plessi e effettuare riprese delle attività didattiche (feste, progetti, compleanni) dei loro figli? Se sì, le riprese devono riguardare esclusivamente i loro figli o possono essere estese anche ad altri alunni? In questo caso, il dirigente deve richiedere autorizzazione agli altri genitori? Inoltre, il dirigente deve autorizzare con atto scritto il genitore ad entrare nel plesso? Quali responsabilità sono in capo al Dirigente in caso di diffusione delle riprese? E in caso di infortunio del genitore? Potete fornire un modello di autorizzazione all’ingresso del genitore?

Colgo l'occasione anche per chiedervi di fornire
• un modello per il registro delle attività di trattamento
• un modello di autorizzazione da parte dei genitori alle riprese audio/foto/video.
• Un modello di informativa per la privacy da pubblicare sul sito per genitori, uno per docenti, uno per fornitori, uno per esperti esterni
• Un modello per incaricati al trattamento dei dati (per Medico competente, RSPP, docenti, esperto esterno, ATA)

Restando in attesa di vostro gentile riscontro, si ringrazia per l’attenzione.

Il Dirigente scolastico